Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 7 cách rèn luyện kỹ năng hiệu quả

Trong công việc cũng như trong cuộc sống sẽ luôn ẩn chứa những vấn đề nảy sinh ngoài ý muốn, đòi hỏi mỗi người cần xử lý một cách linh hoạt nhất. 

Tuy nhiên, không phải ai cũng sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để có thể ứng phó kịp thời. Vậy kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Hãy cùng tuyển dụng VCCorp tìm hiểu bài viết sau những vấn đề xung quanh kỹ năng mềm này nhé!

>>>Xem thêm: Kỹ năng cứng là gì? Top 5 kỹ năng ứng viên nào cũng cần

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề, tiếng Anh: Problem Solving Skills, là một dạng kỹ năng mềm, trong đó bao gồm sự tổng hoà của nhiều kỹ năng khác như: kỹ năng xác định, đánh giá và phân tích các tình huống ngoài ý muốn để đưa ra những cách giải quyết phù hợp nhất.

Những tình huống này có thể xảy đến trong công việc, trong cuộc sống hàng ngày hoặc trong các mối quan hệ tương tác xã hội khác. 

Ý nghĩa của kỹ năng giải quyết vấn đề

Đây được xem là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống hiện nay. Một người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt có thể hạn chế được những rủi ro có thể xảy đến trong tương lai. 

Đối với mỗi cá nhân, kỹ năng này giúp chúng ta bình tĩnh, linh hoạt và tự tin hơn trong các tình huống bất ngờ. Nhờ quá trình nghiên cứu, đánh giá và phân tích vấn đề theo nhiều chiều hướng khác nhau mà bạn sẽ có được những góc nhìn đúng đắn hơn về vấn đề.

Ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề

Ví dụ 1

Đây là một ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề trong kinh doanh dịch vụ. Công ty bạn kinh doanh lĩnh vực du lịch - dịch vụ, phụ trách việc đưa đón khách tại sân bay theo lịch trình có sẵn. Nhóm của bạn gồm 3 nhân viên, với nhiệm vụ được phân công như sau: 

• A phụ trách khảo sát giá và đặt lịch xe 
• B đảm nhận liên lạc khách hàng để hẹn giờ
• C trực tiếp cùng tài xế đến sân bay và các điểm được quy định để đón khách

Vấn đề phát sinh khi A quên không kiểm tra email của nhà xe báo lại giờ xuất phát. Thay vì 9h như mọi lần thì lần này họ đổi thành 11h do sự cố về bến bãi. Trong khi đó lịch bay của khách là 13h. Nhà xe chỉ thông báo về sự thay đổi này vào tối muộn ngày hôm trước qua email mà không gọi điện trực tiếp. 

Khi đó, kỹ năng làm việc nhóm và kỹ năng giải quyết vấn đề cần được sử dụng triệt để ở đây. Cụ thể, các nhân viên không nên đổ lỗi cho phía nhà xe mà cần cùng nhau đóng góp ý kiến để xử lý tình hình. 

Nhiệm vụ cần được giải quyết như sau: 

• B trích lọc danh sách những hành khách ở gần và ở xa 
• C đi cùng xe 25 chỗ khởi hành lúc 9h để đón những khách ở xa 
• A đến nhà xe cũ khởi hành lúc 11h để đón những khách ở gần 

Vậy là một tình huống nan giải đã được lý thật gọn gàng. 

Ví dụ 2

Bạn là nhân viên văn phòng, gần đây bạn phải hứng chịu việc sếp nổi giận, mất bình tĩnh và quát bạn trước nhiều đồng nghiệp khác, dù đôi khi lỗi không hẳn là của bạn. 

Nếu bạn phản ứng lại ngay, đây là điều tối kỵ. Bởi điều này sẽ chỉ làm không gian làm việc thêm căng thẳng cũng như thể hiện bạn là người không chuyên nghiệp. Đối với một người đang không kiểm soát tốt cảm xúc của họ, bạn càng nên phải giữ bình tình và tự chủ. 

Quy trình giải quyết vấn đề nhanh chóng

Tìm hiểu về nguồn gốc của vấn đề

Đây chính là bước giúp bạn nhận ra nguồn gốc cũng như đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Từ đó bạn có thể ưu tiên giải quyết những vấn đề quan trọng hơn và cấp thiết hơn trước tiên. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm được thời gian để tập trung vào những gì cần thiết mà còn giúp bạn có được định hướng rõ ràng khi giải quyết công việc. 

Để phát hiện được vấn đề, bạn cần nhìn lại thật cẩn thận quá trình từ đầu hoặc hỏi sự giúp đỡ của các đồng nghiệp. Bởi đôi khi người ngoài cuộc sẽ có được cái nhìn khách quan và nhạy bén hơn. 

Trong công việc, ngoài hiểu rõ nguyên nhân vấn đề thì bạn cũng nên tìm hiểu ai là người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó. Bởi khi đó bạn sẽ nắm được rõ đâu là người cần nhắc nhở, điều chỉnh hoặc người hiểu rõ nhất tất cả các sự vụ đang xảy ra. 

Phân tích khách quan vấn đề

Xác định rõ nguồn gốc, nguyên nhân của vấn đề là một sự chuẩn bị tốt để có hướng giải quyết đúng. Tuy nhiên, ngoài việc xác định được nguyên nhân gây ra vấn đề, việc bạn cần làm sau đó là sắp xếp, phân tích những thông tin, dữ liệu bạn có để hiểu vấn đề một cách chuẩn xác hơn. 

Có một số câu hỏi bạn cần ghi lại để nhớ, áp dụng trong các tình huống bạn muốn hiểu vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau: 

• Mức độ quan trọng của nhiệm vụ như thế nào? 
• Vấn đề này yêu cầu những gì? 
• Ai là người phụ trách nhiệm vụ đó? 
• Công việc có tính chất thế nào?
• Mục đích của công việc ra sao? 
• Mức độ giải quyết vấn đề: dễ, trung bình hay khó? 

Thực thi giải pháp

Luôn có nhiều hơn một cách giải quyết cho một vấn đề nào đó. Tuy nhiên, bạn cần  biết cân nhắc để so sánh, lựa chọn xem đâu là phương án giải quyết vấn đề phù hợp nhất cho bạn. Để chọn được phương án phù hợp nhất, bạn có thể xét đến các tiêu chí như: thời gian, khối lượng công việc, hiệu suất mà công việc mang lại…

Sau khi mọi thứ đã được xác định và lên kế hoạch giải quyết một cách rõ ràng, hãy bắt tay luôn vào thực hiện giải quyết vấn đề đó. Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn khi công việc được diễn ra đúng như dự định. 

Xác định người chịu trách nhiệm chính

Khi bạn đã hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề cũng như phân tích kỹ xem đâu là lý do dẫn đến sự việc, bạn sẽ có được cái nhìn đa chiều và khách quan về nó. Bước tiếp theo, bạn cần chỉ rõ ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính để đứng ra xử lý công việc một cách tốt nhất. 

Việc xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm chính giải quyết sự việc và ai là người hỗ trợ. Phân định điều này rạch ròi sẽ giảm bớt được những sự cố về nhân sự khiến cho vấn đề trở nên càng nghiêm trọng hơn. 

Lựa chọn và đánh giá giải pháp phù hợp

Sau khi vấn đề được giải quyết, bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình thực hiện. Nếu vấn đề được giải quyết tốt, nghĩa là bạn đã giải quyết vấn đề thành công.

Ngược lại, nếu kết quả không thay đổi mà ngày càng trầm trọng hơn, bạn cũng sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời trong quá trình theo dõi và đánh giá.

>>> Xem thêm:

Cách rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề

Áp dụng sơ đồ Mindmap

Mindmap hay bản đồ/sơ đồ tư duy là một phương pháp phân tích, tổng hợp vấn đề qua hình ảnh và màu sắc để có thể dễ dàng nắm bắt các vấn đề khác nhau. 

Đây là một dạng sơ đồ được sử dụng nhiều trong nhà trường phổ thông cũng như các vấn đề khác của cuộc sống bởi các vấn đề được mô tả sẽ trở nên rõ ràng, rành mạch đến từng chi tiết. 

Điểm mạnh của dạng sơ đồ này là tiết kiệm thời gian, khả năng ghi nhớ tốt hơn, kích thích óc sáng tạo. Sơ đồ này sẽ phát huy rất tốt tác dụng trong việc ghi nhớ, lên ý tưởng và như phân tích, giải quyết vấn đề. 

Áp dụng kỹ thuật Brainstorming

Brainstorming hay Bão não, là một phương pháp giúp xây dựng môi trường hoàn toàn tự do, nhằm kích thích người dùng sáng tạo ra những điều mới mẻ, nhờ việc không tuân theo bất kỳ quy tắc nào. 

Việc rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn hình thành được những ý tưởng dù là điên rồ nhất, nhưng cũng sẽ là những ý tưởng độc đáo, phong phú để kích thích sức sáng tạo tuyệt vời. 

Từ việc không giới hạn và để bản thân thấy thoải mái trong vùng tự do như vậy, bạn sẽ trở nên linh hoạt hơn khi gặp phải những vấn đề, cũng như nhanh chóng nghĩ được hướng giải quyết phù hợp nhất. 

Áp dụng nguyên tắc IDEAL

IDEAL là từ viết tắt của Identify (nhận định), Define (định nghĩa, xác định), Explore (khám phá, tìm kiếm), Action (hành động), Look (nhìn nhận) và Learn (học hỏi). 

Nguyên tắc này được thực hiện qua các bước như sau: 

• Identify – Nhận định vấn đề: Giúp tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nhất. Qua lời nói, cử chỉ hoặc hành động của một người, bạn có thể phát hiện được họ đang gặp phải vấn đề gì. 
• Define – Xác định nguyên nhân: Đây có thể coi như bước tìm hiểu nguồn gốc, nguyên nhân của vấn đề đã được trình bày ở trên. Đây cũng là bước tiền đề để có thể tìm được một giải pháp phù hợp. 
• Explore – Tìm kiếm: Sau khi nắm rõ, xác định được nguyên nhân của sự việc, hãy nghĩ đến những chiến thuật và những cách giải quyết vấn đề khả thi. Trong bước này, bạn nên tư duy để có thể tìm được nhiều giải pháp khác nhau, đúng và trúng vấn đề cần giải quyết. Ngoài ra cũng cần xem xét lại các giải pháp để có được hiệu quả tốt nhất. 
• Action – Hành động: Đây chính là bước xây dựng kế hoạch và bắt tay vào thực hành giải quyết vấn đề. Các vấn đề phát sinh luôn cần được xử lý và giải quyết một cách nhanh chóng nhất để tránh phát sinh thêm nhiều vấn đề khác. Do đó, đây là bước cần làm sau khi đã xác định và phân tích rõ nguyên nhân. 
• Look and Learn – Nhìn lại và Rút ra bài học: Sau khi đã tiến hành hoàn tất mọi vấn đề, bạn cần nhìn lại những gì mình làm để có thể theo dõi, đánh giá và rút ra kinh nghiệm cho các lần sau khi có vấn đề tương tự phát sinh.

Xây dựng tình huống và luyện tập thường xuyên

Hãy nhớ rằng vấn đề thường là những thứ phát sinh ngoài ý muốn và hay xảy đến bất chợt. Bởi vậy bạn cần tạo cho mình một môi trường, một tâm thế sẵn sàng khi mọi chuyện xảy ra. 

Để làm được điều đó, bạn cần thường xuyên tạo các tình huống giả định và thử thách bản thân giải quyết những tình huống đó, nhằm tăng khả năng phản xạ của bản thân. Khi đó, bạn có thể hoàn toàn tự tin giải quyết mọi vấn đề. 

Luôn ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề

Dù mỗi vấn đề có những nguyên nhân và cách giải quyết khác nhau, tuy nhiên quy trình giải quyết vẫn luôn tuân theo những bước cố định. 

Bạn cần ghi nhớ những quy trình này bởi chúng có thể sẽ là nền tảng tốt để bạn căn cứ cho những cách rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề. 

Quan sát và học hỏi từ những người có chuyên môn tốt

Bài học từ những tiền bối, những người đi trước luôn là một cách rèn luyện và học hỏi tốt, không chỉ trong công việc mà còn rất nhiều khía cạnh khác của cuộc sống. Những kinh nghiệm quý báu có thể giúp ta tránh đi vào “vết xe đổ” hoặc tìm được cách giải quyết cho một vấn đề nhạy cảm hoặc không phổ biến. 

Vậy nên, hãy luôn tận dụng các cơ hội hoặc đừng ngại hỏi, đừng ngại thắc mắc để nhận được những lời khuyên quý giá từ người đi trước nhé! 

Luôn trau dồi và tích lũy kiến thức về lĩnh vực phụ trách

Dù kỹ năng giải quyết vấn đề thuộc phạm trù kỹ năng mềm, tuy nhiên việc trau dồi và tích lũy bản thân sẽ giúp ích cho bạn trong việc khai phá năng lực của bản thân. Đôi khi bạn có thể vô tình khám phá ra một kỹ năng gì đó mà bản thân mình giỏi vô cùng. 

Ngoài ra, từ những kiến thức mà bạn tích lũy được, bạn có thể tìm được giải pháp hiệu quả trong những vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn mà bạn phụ trách, cũng như nhìn được bao quát vấn đề hơn. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra được cách xử lý vấn đề triệt để nhất! 

Kết luận

Trên đây là những kiến thức cũng như tình huống thực tế trong cuộc sống về một kỹ năng vô cùng cần thiết trong cuộc sống cũng như công việc - kỹ năng giải quyết vấn đề. Hy vọng bài viết này giúp ích được cho những ai đang muốn tìm hiểu kỹ năng giải quyết vấn đề là gì cũng như rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề và nâng cao kỹ năng mềm của bản thân nói chung và kỹ năng giải quyết vấn đề nói riêng. 

Đừng quên rằng, hiện VCCorp đang tuyển dụng rất nhiều vị trí với mức lương hấp dẫn, nếu quan tâm bạn có thể xem thêm tại việc làm VCCorp.