Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 7 bước để sở hữu quy trình lập kế hoạch thần thánh

Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Tại sao nhà tuyển dụng thường đánh giá cao những ứng viên biết tự sắp xếp và lên kế hoạch cho bản thân.

Không chỉ giúp chúng ta trở thành một người làm việc hiệu quả, có kế hoạch, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả còn giúp chúng ta tiến xa hơn trong con đường sự nghiệp và phát triển bản thân. Hãy cùng Tuyển dụng VCCorp tìm hiểu thêm ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả cũng như cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch và trau dồi ngay từ khi còn trẻ nhé!

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là kỹ năng tư duy giúp một cá nhân phát triển để hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ được đề ra trước đó. Hiểu đơn giản thì lập kế hoạch giống như một lộ trình cho phép bạn quản lý thời gian, nhân lực và các điều kiện xung quanh sau đó sắp xếp chúng theo trình tự, tính cấp thiết. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn hình dung được mình cần làm gì trước, làm gì sau, mục tiêu hướng đến của mình là gì?

Ví dụ về kỹ năng lập kế hoạch

Những ví dụ điển hình về kỹ năng lập kế hoạch mà chúng ta thường thấy đó chính là kế hoạch học tập cho 3 năm Đại học, kế hoạch thi đỗ vào trường Đại học, kế hoạch khi chuẩn bị tung ra thị trường một sản phẩm mới, hay kế hoạch cho chiến dịch truyền thông trong quí III…

Để làm được điều này, đầu tiên, bạn cần phải liệt kê hết các việc cần làm, đặt ra mục tiêu cần đạt được, xác định khoảng thời gian, rồi sau đó sắp xếp chúng theo trình tự và lên plan chi tiết.

Trong quá trình triển khai, bạn cần phối hợp với các phòng ban khác, học hỏi từ những người có kinh nghiệm và luôn theo dõi tiến độ của bản kế hoạch.

Giả sử, trong tháng tới, công ty bạn muốn tung ra một dòng sản phẩm chăm sóc da mới, bạn cần phải nghiên cứu kỹ về thị trường. Sau đó, nghiên cứu và phát triển sản phẩm của mình, tìm nguyên vật liệu, áp dụng quy trình sản xuất, lên kế hoạch truyền thông…

Việc lên kế hoạch trước sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực. 

>>> Xem thêm:

Mục đích của kỹ năng lập kế hoạch

Tối ưu hóa nguồn lực hiện có: Phân bổ nguồn lực một cách rõ ràng, hợp lý. Tiết kiệm được thời gian, chi phí và tăng hiệu quả công việc. Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ và mức độ hiệu quả của công việc.

Phát triển bản thân theo đúng kế hoạch: Khi có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ hạn chế được việc trì hoãn trong công việc, đồng thời, tự thúc đẩy bản thân mình làm nhiều việc hơn để đạt được mục tiêu.

Quản lý thời gian hiệu quả: Nếu như trước đây, bạn làm theo cảm hứng, không có sự phân chia, kế hoạch rõ ràng thì sẽ có đôi lúc bạn cảm thấy bị quá tải, hoặc có những lúc cảm thấy mình không có việc gì để làm thì lập kế hoạch sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề kể trên. 

Nâng cao tinh thần hợp tác, tinh thần trách nhiệm: Ngoài việc lập kế hoạch cho bản thân, bạn còn được tham gia vào nhiều kế hoạch mang tính vĩ mô, mở rộng hơn mà cần phải phối hợp của nhiều thành viên, nhiều phòng ban cùng thực hiện. Lúc này, bảng kế hoạch sẽ giúp mọi người dễ dàng kiểm soát được đầu việc của mình, đồng thời, giúp mọi người nâng cao tinh thần đoàn kết, cùng hợp tác với nhau.

Quy trình lập kế hoạch hiệu quả

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên để quyết định sự thành bại của một bản kế hoạch. Đây là cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn định hình được những gì mình cần phải làm sắp tới, tính quan trọng của công việc cũng như kết quả mà bạn mong muốn sau khi hoàn thành công việc. 

Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ có thêm nhiều động lực để hoàn thành. Để xác định mục tiêu, bạn cần trả lời cho các câu hỏi:

• Tại sao bạn phải làm việc này?
• Nếu bạn không làm thì sẽ như thế nào?
• Công việc này có thực sự cần thiết không?
• Bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian cho công việc này? (...)

Liệt kê công việc cần làm

Bước tiếp theo, sau khi xác định mục tiêu công việc chính là liệt kê các đầu mục công việc cần phải làm:

• Những nội dung và tài liệu có liên quan đến công việc.
• Những nội dung có thể thay thế cho nhau.
• Đâu là nguồn lực hỗ trợ?

Việc thiết lập các tiêu chuẩn làm việc sẽ giúp công việc bạn đi đúng hướng và diễn ra đúng tiến độ.

Phân loại công việc cụ thể

Để kế hoạch được diễn ra chuẩn chỉnh, người lập kế hoạch còn phải xác định thêm ai sẽ là người thực hiện. Từ đó, phân chia rõ kế hoạch cho từng người, theo từng cấp độ và thời gian hoàn thành khác nhau.

Sắp xếp công việc hợp lý

Khi lập kế hoạch, bạn có thể sắp xếp thứ tự công việc theo trình tự thời gian, mức độ quan trọng, hoặc nhân sự tham gia… Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và loại bỏ được những nhiệm vụ không cần thiết trong quá trình triển khai.

Hoàn thành kế hoạch

Tập trung để hoàn thành hết các kế hoạch. Sự tập trung sẽ đem lại tính hiệu quả cho công việc và giúp nâng cao kỹ năng hoàn thành nhiệm vụ của bản thân.

Kiểm tra, đánh giá

Kiểm tra và đánh giá là bước không thể bỏ qua khi lập kế hoạch. Bởi việc làm này cho bạn biết mình có đang hoàn thành đúng tiến độ công việc hay không? Chất lượng của từng nhiệm vụ như thế nào? Nếu có những sai sót xảy ra bạn cũng có thời gian để điều chỉnh kịp thời.

Cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch

Nhìn nhận khách quan

Sau khi lập xong bản kế hoạch, hãy dành thời gian ngồi lại và liệt kê ra những điểm thuận lợi cũng như khó khăn khi bạn lên kế hoạch cho bản thân mình. Việc tự đánh giá bản thân sẽ giúp bạn có sự nhìn nhận khách quan về bản thân mình.

Chấp nhận khó khăn

Thử thách và khó khăn chính là môi trường giúp chúng ta tôi luyện ý chí và kỹ năng. Thông thường, mức độ phức tạp và khó của nhiệm vụ sẽ tăng dần theo thời gian. Nếu bạn ngại khó mà chỉ chọn những thứ đơn giản thì sẽ khó có thể phát triển được bản thân. Trước những khó khăn, thử thách ấy, cách duy nhất đó chính là học cách chấp nhận. Nhiệm vụ càng khó, trách nhiệm càng cao, bạn lại càng được nâng cao khả năng của bản thân. Khi làm quen dần với những điều này, bạn sẽ cảm thấy mọi thứ đều có thể dễ dàng vượt qua.

Dự phòng thay đổi bất ngờ

Trong cách rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, bạn cần luôn theo dõi tiến độ và đề ra những khoảng thời gian để dự phòng:

• Tránh tình trạng bị trễ tiến độ.
• Kịp thời xử lý và điều chỉnh trong những trường hợp khẩn cấp.
• Đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng như mong đợi.

Vì có rất nhiều yếu tố khách quan và chủ quan bên ngoài, do đó, bạn cần chuẩn bị trước mọi trường hợp có thể xảy ra để kế hoạch được hoàn thiện nhất có thể.

Học hỏi từ xung quanh

Mỗi người đều có hào quang tỏa sáng riêng, do vậy, đừng ngần ngại việc học hỏi những điểm tốt, điểm hay từ những người xung quanh bạn. Học cách họ lên kế hoạch, học cách họ giải quyết vấn đề, quan sát những gì họ làm… để từ đó, rút ra những bài học cho bản thân.

Kết luận:

Dù là trong cuộc sống hay trong công việc, việc tìm hiểu kỹ năng lập kế hoạch là gì đều sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và giải quyết mọi vấn đề một cách hiệu quả và hợp lý nhất. Hy vọng, bài viết này sẽ tiếp thêm động lực để rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả này mỗi ngày. Hãy trở thành một con người có kế hoạch và cố gắng thực hiện mục tiêu nghề nghiệp của mình.

Đừng quên hiện VCCorp đang tuyển dụng rất nhiều vị trí với mức lương hấp dẫn, nếu quan tâm bạn có thể tham khảo tại việc làm VCCorp.