Tổng hợp câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự năm 2023

Nếu hỏi bộ phận nào trong doanh nghiệp được coi là “mắt xích” quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành, phát triển của một doanh nghiệp thì chắc chắn Tuyển dụng VCCorp sẽ lựa chọn Hành chính Nhân sự. Để tương xứng với vai trò quan trọng đó thì một ứng viên hành chính nhân sự phải đáp ứng những kỹ năng gì? Hãy cùng Tuyển dụng VCCorp phân tích các kỹ năng cần có của ứng viên nhân sự. Và câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự cơ bản sẽ đề cập đến nhé!

Kỹ năng cần có của ứng viên nhân sự

Bất kỳ ngành nghề nào cũng có những yêu cầu nhất định về chuyên môn và kỹ năng cần thiết để có thể đáp ứng được tính chất vị trí công việc. Đối với một ứng viên nhân sự cần có những kỹ năng sau đây:

Kiến thức chuyên môn

Kiến thức chuyên môn là yêu cầu bắt buộc phải có trong bất cứ ngành nghề nào. Và chuyên môn của mỗi bộ phận hay vị trí công việc lại có một yêu cầu riêng. Một ứng viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhiệm những công việc liên quan tới  hành chính của doanh nghiệp và lưu trữ thông tin của nhân viên trong doanh nghiệp đó. Vậy nên, ứng viên nhân sự sẽ cần phải đáp ứng những yêu cầu chuyên môn sau:

• Kỹ năng xem xét và dự đoán nhu cầu tuyển dụng nhân sự trong bộ máy doanh nghiệp
• Thực hiện việc lên ý tưởng và chiến lược tuyển dụng. Sau đó tổ chức phỏng vấn, tìm kiếm ứng viên cho doanh nghiệp
• Tham gia vận hành hệ thống lương và thưởng cho toàn bộ nhân viên tại doanh nghiệp
• Hỗ trợ triển khai và giám sát hệ thống quản lý
• Làm cầu nối giữa quản lý với nhân viên hoặc nội bộ doanh nghiệp
• Xây dựng kế hoạch và tổ chức chương trình đào tạo về nội bộ và nhân sự

Ngoài những công việc trên, ứng viên nhân sự sẽ đảm nhiệm một số công việc khác theo chỉ thị của cấp trên. Khi muốn trở thành một nhân viên hành chính nhân sự bạn tối thiểu cần có những kiến thức chuyên môn trên để khi bước chân vào bất kỳ môi trường nào bản thân cũng sẽ được đón nhận và đánh giá cao.

Kỹ năng giao tiếp

Có một sự thật là giao tiếp đang trở thành một kỹ năng mà bất cứ ngành nghề hay lĩnh vực nào cũng phải có. Tất nhiên, đối với ngành hành chính nhân sự cũng không phải là một ngoại lệ, thậm chí còn rất quan trọng. Bởi vì đây là bộ phận cần giao tiếp nhiều, có nhiệm vụ kết nối các bộ phận trong một công ty lại với nhau. Là một ứng viên nhân sự bạn cần trau dồi kỹ năng giao tiếp để làm sao cho khéo léo, gắn kết được mọi người.

Cẩn trọng trong công việc

Sự cẩn trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp trong công việc của một nhân viên hành chính nhân sự là một điều kiện cần để bạn có được sự đánh giá cao trong mắt cấp trên của mình. Chắc hẳn bạn đang thắc tại sao lại như vậy đúng không? Đơn giản là bởi vì công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ liên quan đến nhiều giấy tờ kiểm kê, sổ sách, hợp đồng… Nếu ứng viên không ngăn nắp, tỉ mỉ thì sẽ dễ mắc phải lỗi thiếu, nhầm hoặc mất tài liệu… Thường thì để khắc phục nhân viên hành chính nhân sự sẽ phân loại cho từng hồ sơ, giấy tờ, hợp đồng…

>>> Xem thêm: Kỹ năng cứng là gì? Top 5 kỹ năng ứng viên nào cũng cần

Câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự cơ bản

List câu hỏi sau đây sẽ là những câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự cơ bản. Những câu hỏi này thường được nhà tuyển dụng đưa ra với mục đích đánh giá mức độ quan tâm của ứng viên với vị trí ứng tuyển của công ty. Đồng thời, cũng nắm bắt được năng lực, điểm mạnh, điểm yếu… của bạn.

Hãy giới thiệu đôi nét về bản thân

Chắc chắn câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự đầu tiên mà nhà tuyển dụng đưa ra chính là yêu cầu bạn hãy giới thiệu đôi nét về bản thân mình. Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ bước đầu đánh giá được ứng viên mà mình đang phỏng vấn. Chính vì vậy, bạn không nên giới thiệu bản thân một cách quá cơ bản như chỉ nêu mỗi tên, tuổi, kinh nghiệm... mà bạn cần phải khoe ra được những thế mạnh và sở trường của bản thân với mức độ vừa phải, không quá dài dòng.

Tại sao bạn lại ứng tuyển vị trí này?

Một câu hỏi mà chắc chắn sẽ xuất hiện trong hầu hết các buổi phỏng vấn. Đó chính là “tại sao bạn lại ứng tuyển vị trí này?”. Khi gặp phải câu hỏi mở như này, thay vì trả lời thẳng luôn vào vấn đề như kể ra mong muốn cũng như kinh nghiệm của bản thân. Bạn nên nhắc đến văn hóa hay các thành tựu, sản phẩm của doanh nghiệp mình ứng tuyển để gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng. Và cũng cho họ thấy rằng bạn hoàn toàn nghiêm túc, mong muốn được cống hiến với vị trí công việc của doanh nghiệp.

Điểm mạnh, điểm yếu của bản thân

Với câu hỏi về điểm mạnh và điểm yếu của bản thân bạn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được phần nào suy nghĩ cũng như phong cách làm việc của bạn có phù hợp với công ty hay không. Chính vì thế, nên bạn cần nêu bật những điểm mạnh của bản thân và thật thận trọng trong việc đưa ra điểm yếu. Tuy nhiên, bạn nên nói thật với nhà tuyển dụng thay vì đưa ra những điểm yếu đại trà như cầu toàn, làm việc quên thời gian, quên ăn, quên ngủ…

Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ

“Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ?” là một câu hỏi quen thuộc đối với bất kỳ ứng viên nhân sự nào. Có nhiều người cho rằng đây là một câu hỏi nhạy cảm nhưng thật ra nhà tuyển dụng chỉ muốn tìm hiểu nguyên nhân bạn nghỉ việc ở công ty cũ mà thôi. Chuyện nghỉ việc tại bất kỳ công ty nào để đi tìm cơ hội lớn hơn với bản thân mình là một việc hoàn toàn bình thường. Chính vì vậy, bạn đừng ngại chia sẻ lý do với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, sẽ có một vài lưu ý khi bạn trả lời câu hỏi này, đó chính là không nên nói xấu hoặc chê công ty cũ trước nhà tuyển dụng. Bởi họ sẽ dựa vào câu trả lời của bạn để đánh giá mức độ trung thành của bạn với công ty đó.

Mục tiêu 5 năm tới của bạn là gì?

Câu hỏi mục tiêu nghề nghiệp 5 năm tới sẽ giúp nhà tuyển dụng xem xét bạn có ý định đi đường dài và nghiêm túc với vị trí ứng viên nhân sự này hay không. Thế nên, trước khi đi phỏng vấn bạn hãy chuẩn bị trước câu trả lời sao cho cô đọng và thẳng thắn nhất có thể.

>>> Xem thêm:

Các câu hỏi tình huống phỏng vấn nhân sự

Tình huống 1

Nhân viên gửi phản hồi không tốt tới bộ phận hành chính nhân sự. Bạn sẽ phải xử lý theo quy trình ra sao? 

Hành chính nhân sự cũng là một bộ phận tiếp nhận ý kiến đóng góp và phản ánh của toàn bộ các nhân viên mà không phân chia bộ phận trong doanh nghiệp. Với một môi trường làm việc bình đẳng thì tình huống này rất phổ biến, thường xuyên xảy ra. Chính vì vậy, nhà tuyển dụng đưa ra tình huống này để đánh giá năng lực xử lý tình huống của bạn như thế nào.

Bạn có thể xử lý tình huống trên theo mẫu sau: Trước tiên, tôi sẽ tiếp nhận phản hồi của nhân viên và xác minh lời phàn nàn của nhân viên đó có đúng sự thật hay không. Sau đó, thảo luận với các thành viên trong bộ phận để tìm ra phương án giải quyết. Khi đã xác minh sự thật và tìm được cách giải quyết ổn thỏa thì sẽ đưa cho trưởng phòng xem và quyết lại một lần nữa. 

Tình huống 2

Nếu bạn phải giải quyết tình huống một nhân viên trong doanh nghiệp đã qua đào tạo nhưng vẫn liên tục vi phạm quy định chung. Với cương vị là một nhân viên hành chính nhân sự thì bạn sẽ giải quyết vấn đề này thế nào?

Trong một doanh nghiệp, mỗi khi có nhân viên mới, bộ phận hành chính nhân sự đều tiến hành thực hiện một buổi đào tạo để phổ biến quy chế, những quy định chung. Sau khi buổi đào tạo kết thúc, bạn sẽ nhận được email thông báo kèm văn bản và các tài liệu để có thể đối chiếu và nắm rõ những quy định đó.

Tuy nhiên, không phải ai cũng sẽ thực hiện nghiêm túc các quy định chung mà doanh nghiệp đặt ra. Ở đâu cũng có người này người kia, có thể họ bị ảnh hưởng từ tác phong làm việc tại công ty cũ, hoặc do ý thức chấp hành nội quy kém. Lúc này, việc xử lý sẽ thuộc về nhân viên hành chính nhân sự chứ không phải ai khác. Nếu bạn có thể giải quyết tình huống này một cách thông minh sẽ ăn điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Họ sẽ thấy được khả năng giao tiếp và mức độ truyền đạt thông tin của bạn.

Tình huống 3

Tính chất công việc của một nhân viên hành chính nhân sự sẽ yêu cầu thái độ làm việc chuyên nghiệp và phải có khả năng bảo mật thông tin cấp cao. Bạn sẽ dùng những phương thức nào để duy trì bảo mật các thông tin đó?

Công việc của một nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến rất nhiều giấy tờ như hồ sơ, hợp đồng, tài liệu… nhạy cảm liên quan đến thông tin cá nhân của nhân viên, lương thưởng, tài khoản ngân hàng,... Bạn sẽ luôn phải bảo mật thông thông tin và đồng thời cũng phải thường xuyên cập nhật thông tin của các hồ sơ xin việc đó khi có sự thay đổi về: tăng, giảm lương thưởng, chuyển việc,...

Ở một số doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì nhân viên hành chính nhân sự có thể phân loại, sắp xếp tài liệu. Và tất nhiên những thông tin đó chỉ cho phép một số đối tượng có quyền truy cập. Chính vì vậy, để trả lời và giải quyết được tình huống này, bạn cần đề cập đến những vấn đề sau đây:

• Thể hiện kinh nghiệm xử lý các thông tin quan trọng
• Khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng, đúng đắn
• Nắm rõ và hiểu được tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nhân viên

Kết luận:

Qua bài viết về câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự, mong rằng Tuyển dụng VCCorp đã giúp được bạn phần nào có thêm tự tin và luôn trong tâm thế sẵn sàng khi nhận được cuộc gọi phỏng vấn của doanh nghiệp!