Định biên nhân sự là gì? Chiến lược “vàng” để định biên nhân sự hiệu quả

Nhân sự là một trong những tài sản lớn nhất của công ty. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc quản lý nguồn nhân lực và lập kế hoạch cho tương lai. Doanh thu thấp, kỹ năng kém, năng suất thấp và bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi, không có gì lạ khi các doanh nghiệp đang phải vật lộn để quản trị nguồn nhân sự một cách tối ưu. Nhưng những vấn đề này có thể được giảm thiểu với một kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả. Hãy cùng Tuyển dụng Vccorp đi tìm hiểu về định biên nhân sự là gì nhé!

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (strategic staffing) là việc xác định thuê số lượng nhân viên cố định và cốt lõi đồng thời tuyển dụng nhân viên tạm thời nhưng chuyên môn hóa hơn cho các vị trí khác. Hiểu đơn giản thì đây là một phương pháp nhằm cắt giảm những chi phí không cần thiết trong bộ máy nhân sự của công ty.  

Điều kiện định biên nhân sự

Đối với doanh nghiệp

Trước khi đi sâu vào các kế hoạch và thay đổi về nhân sự, bạn cần biết mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp là gì. Những mục tiêu này thường được vạch ra trong kế hoạch kinh doanh chiến lược. Sử dụng kế hoạch này để làm rõ các mục tiêu của công ty và sắp xếp kế hoạch nhân sự cho phù hợp.

Đối với phòng ban

Đối với các phòng ban, đội ngũ nhân sự cần lập bản đồ thông tin dựa trên hồ sơ nhân viên hiện tại, xác định những khoảng trống để khi đến thời điểm mở rộng sẽ có đủ nhân viên phù hợp để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là xem xét và điều chỉnh sự kết hợp giữa nhân viên cố định, nhân viên tự do và nhân viên hợp đồng. Đồng thời đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại. Những vị trí trống đáng chú ý có thể được lấp đầy bằng việc tuyển dụng nhân viên mới.

>>> Xem thêm: Lao động thời vụ là gì? Quy định mới nhất năm 2022 về hợp đồng thời vụ?

Nguyên tắc tính định biên nhân sự

Các nguyên tắc về tỷ lệ tương quan

Để hiểu về nguyên tắc này, ta cần phải hiểu tỷ lệ tương quan là gì? Tỷ lệ tương quan là một chỉ số đo lường mức độ mạnh yếu giữa hai biến số. Trong định biên nhân sự, hai biến số này có thể là nhân sự và doanh thu; giữa vị trí trực tiếp với nhân viên gián tiếp hoặc giữa số tiền chi trả cho nhóm quản lý và nhân viên trực tiếp, gián tiếp. 

Các nguyên tắc về định mức lao động

Định mức lao động là việc xác định khối lượng công việc hay số thành phẩm làm ra của một hay một số người lao động trong một thời gian nhất định.

- Định mức theo khối lượng: nguyên tắc này áp dụng cho khối sản xuất và kinh doanh 

- Định mức theo hệ chi tiêu hệ suất: nguyên tắc này áp dụng cho khối kinh doanh

- Định mức theo đối tượng phục vụ: nguyên tắc này áp dụng cho khối gián tiếp

Các nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Được xác định dựa trên tần suất, chức danh, và thời gian thực hiện nhiệm vụ. Nguyên tắc về tần suất và thời lượng thường áp dụng cho khối gián tiếp. Bạn có thể tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp. 

Cách tính định biên nhân sự

Cách tính định biên nhân sự vẫn chưa có công thức cụ thể, tùy vào từng trường hợp ta sẽ áp dụng các nguyên tắc khác nhau trong 3 nguyên tắc trên. Bạn có thể tham khảo ví dụ dưới đây để hiểu hơn về cách tính định biên nhân sự sản xuất.

Giả sử một cửa hàng mở cửa 8 tiếng mỗi ngày (bao gồm các ngày thường, chủ nhật & lễ tết), cần 1 ca làm việc.

+ Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được quyền nghỉ tổng cộng 88 ngày, trong đó có ít nhất 52 ngày chủ nhật + 12 ngày phép + 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ tết mỗi năm. Tức là 1 năm nhân viên làm việc 365 – 88 = 277 ngày công.

+ Để đáp ứng đủ nhân sự làm việc 1 ca/ ngày, cửa hàng cần tuyển 365 ngày/ 277 công  = 1.32 người [Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn]

Trong trường hợp cửa hàng cho nhân sự nghỉ nửa ngày thứ 7, số ngày đi làm 1 năm của nhân viên giảm xuống 365 – 88 – 26 = 251 ngày/ năm, đồng nghĩa với hệ số bù trừ nhân sự tăng lên 365 ngày /251 công  =  1,45 người.

Từ đó ta rút ra được công thức tính:

Số nhân viên cần tuyển = N*C*1.32

Trong đó: N là số người cần trong một ca, C là số ca, 1.32 là hệ số bù trừ nhân sự chuẩn.

Cách xây dựng định biên nhân sự

Xác định nhu cầu nhân lực

Khi tiến hành đánh giá nhu cầu nhân sự của mình, bạn sẽ muốn xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến các vị trí và nhu cầu tuyển dụng, bao gồm:

- Mục tiêu kinh doanh.

- Tỷ lệ doanh thu và dự báo doanh thu trong tương lai.

- Dự kiến sáp nhập công ty hoặc mua lại.

- Ra mắt sản phẩm mới.

- Đầu tư kinh doanh vào một lĩnh vực mới (ví dụ: công nghệ mới).

- Nền kinh tế biến động.

- Đối thủ cạnh tranh.

- Chi phí lao động trong ngành.

- Tỷ lệ thất nghiệp.

Phân tích thực trạng nhân lực

Để phát triển một kế hoạch nhân sự, trước tiên bạn phải hiểu môi trường làm việc hiện tại của mình. Nếu công ty có một cơ sở dữ liệu nhân sự mạnh mẽ, bước này có thể khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu công ty lưu trữ thông tin nhân sự trên nhiều nguồn, trước tiên bạn sẽ cần phải hợp nhất dữ liệu đó thành một nguồn. Làm việc cùng quản lý tại các phòng ban sẽ giúp đảm bảo dữ liệu chính xác và đầy đủ.

Khi đã tổng hợp xong dữ liệu về nhân sự, bạn có thể đánh giá môi trường nhân sự hiện tại và bắt đầu liệt kê các thông tin cần thiết như:

- Số lượng nhân viên.

- Cách phân bố từng vị trí công việc và quy mô.

- Năng lực, kỹ năng và tính cách của từng nhân viên.

- Nhân viên làm việc có hiệu suất cao và những nhân viên có tố chất làm lãnh đạo.

- Nhân viên có hiệu suất thấp hoặc không đóng góp nhiều cho công ty.

- Tuổi và thời gian làm việc của nhân viên (để dự đoán số lượng người nghỉ hưu).

Tìm thấy những dữ liệu này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bối cảnh nhân sự hiện tại và xác định chính xác hơn các nhu cầu và cơ hội nhân sự trong quá trình thực hiện.

Đưa ra quyết định tăng hay giảm nhân sự 

Sau khi hoàn thành các bản đánh giá nhân sự hiện tại và tương lai, bạn có thể so sánh hai báo cáo để tìm ra những khoảng trống. Nói cách khác, hãy xem nhân viên của bạn hiện đang ở đâu và cần ở đâu. Có những khác biệt nào? Bạn có cần thêm nhân viên? Có những kỹ năng nào còn thiếu trong lực lượng lao động hiện tại mà bạn sẽ cần trong tương lai để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh không? Từ đó, giúp bạn xác định có bao nhiêu nhân viên và ứng viên hiện tại có kỹ năng bạn cần và liệu bạn nên thuê hay đào tạo thêm để đạt được những năng lực đó.

Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi tìm hiểu định biên nhân sự là gì và phân tích nhu cầu nhân sự của bạn đã hoàn thành, bước tiếp theo chính là lập kế hoạch. Kế hoạch nhân sự của bạn có thể bao gồm các khuyến nghị để thực hiện một chương trình đào tạo của công ty nhằm giải quyết những khoảng cách về kỹ năng hoặc phát triển các chính sách bàn giao vị trí để hợp lý hóa việc giảm lương sau khi nghỉ hưu hoặc thăng chức.

Trong quá trình này, hãy làm việc với các trưởng nhóm, quản lý phòng ban, các quản lý cấp cao để tạo ra một kế hoạch chiến lược nhằm giải quyết các nhu cầu về nhân sự phù hợp với mục tiêu, văn hóa doanh nghiệp và sứ mệnh của công ty.

Đánh giá thực hiện kế hoạch 

Sau khi kế hoạch xây dựng định biên nhân sự được triển khai một thời gian. Nhân sự nên xem xét lại và điều chỉnh sao cho phù hợp. Mọi người thường bỏ qua bước này vì nghĩ rằng không quan trọng. Tuy nhiên, đánh giá lại kế hoạch sẽ giúp bạn đi đúng hướng và xem xét lại những chỗ chưa tốt trong kế hoạch đó. 

>>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì? 5 tiêu chí đánh giá quy trình hiệu quả

Kết luận:

Mong rằng những kiến thức trên có thể giúp bạn hiểu được định biên nhân sự là gì. Từ đó vạch ra một kế hoạch xây dựng định biên nhân sự hiệu quả để tối ưu bộ máy vận hành của doanh nghiệp.