Onboarding là gì? Lợi ích của onboarding đối với nhân sự năm 2023

Đối với những nhân viên mới vừa gia nhập vào doanh nghiệp thường chưa thể hòa nhập cũng như nắm bắt đầy đủ đầu mục công việc. Chính vì vậy, hoạt động onboarding là rất cần thiết trong giai đoạn này. Vậy Onboarding là gì ? Làm thế nào để Onboarding cho nhân viên mới hiệu quả nhất ? Bài phân tích của Tuyển dụng VCCorp dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc!

Onboarding là gì?

Đối với một nhân viên mới, việc đầu tỉên mà bạn phải làm đó chính là hòa nhập và làm quen một cách nhanh nhất đối với văn hóa, môi trường làm viêc trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, tổ chức hoạt động onboarding cho nhân viên mới là vô cùng cần thiết.

Vậy onboarding là gì ? Có thể hiểu đơn giản, onboarding chính là tổ chức đào tạo nhập môn cho các đối tượng là nhân viên mới. Đây là quá trình giúp cho nhân viên mới có thể tiếp xúc, làm quen dần với văn hóa doanh nghiệp, từ đó mạnh dạn tự tin cống hiến năng lực của bản thân. Hoạt động đào tạo này đồng thời còn giúp nhân viên mới có thể tiếp thu thêm nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết.

Onboarding Process là gì?

Onboarding Process được dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Quy trình đào tạo nhân viên mới. Quy trình này được thực hiện dựa theo quy mô tuyển dụng và cách vận hành của doanh nghiệp.Tại các doanh nghiệp lớn sẽ đầu tư thêm vào đội ngũ nhân sự riêng chỉ chuyên tổ chức, thực hiện onboarding process này.

HR Onboarding và Customer Onboarding có gì khác nhau?

Về cơ bản, HR Onboarding là quy trình trước của Customer Onboarding. HR Onboarding được hiểu là quá trình hội nhập cho các đối tượng nhân viên mới được thực hiện trong doanh nghiệp.Quá trình HR Onboarding thường có 4 bước sau:

• Pre Onboarding
• Chào đón nhân viên mới
• Đào tạo theo vị trí và vai trò cụ thể
• Cung cấp trang thiết bị giúp nhân sự bắt đầu làm việc.

Còn Customer Onboarding là quy trình tiếp cận, chào đón những đối tượng khách hàng mới. Quy trình này diễn ra nhằm đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đã ký kết một cách đơn giản và nhanh chóng trước đó. Đồng thời, tích hợp thông tin của tệp khách hàng này vào cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Quy trình thường có 3 bước:

• Chào đón khách hàng mới
• Giới thiệu dịch vụ, sản phẩm
• Hướng dẫn khách hàng sử dụng

>>>Xem thêm: HR là gì? Mức lương của HR là bao nhiêu

Quy trình 4 bước Onboarding chuẩn cho doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Pre-Onboarding

Đây là giai đoạn rất quan trọng trong việc xây dựng onboarding process. Bởi vì cho dù ứng viên đã nhận offer thì cũng chưa thể đảm bảo chắc chắn rằng họ sẽ gia nhập doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc đem đến một trải nghiệm trước khi chính thức gia nhập sẽ là một điểm sáng trong yếu tố cạnh tranh giúp doanh nghiệp tăng khả năng giữ chân ứng viên. Một số doanh nghiệp bắt đầu quá trình Pre-Onboarding ngay sau đề nghị làm việc được chấp nhận.

Giải đoạn 2: Orientation – Chào đón nhân viên mới

Tổ chức chào đón nhân viên mới hay còn gọi là Orientation là giai đoạn chính thức để giới thiệu nhân viên mới. Thời điểm này, nhân sự mới chưa quen biết ai, cũng như chưa hiểu cách thức làm việc để phù hợp văn hóa doanh nghiệp, đồng thời nhân sự cũ cũng chưa thể nắm bắt ngay thông tin, nên cần có hoạt động chào đón nhân viên mới nhằm gắn kết team và doanh nghiệp. Lúc này đội ngũ cần tiến hành thông báo và hướng dẫn chi tiết cho nhân sự mới.

Giai đoạn 3: Role Specific Training – Đào tạo theo vai trò cụ thể

Giai đoạn đào tạo đào tạo vai trò cụ thể sẽ giúp nhân viên sẽ biết mình cần làm gì, nắm được các kiến thức cơ bản để hoàn thành tốt công việc. Doanh nghiệp cũng có thể đánh giá thêm về kỹ năng của nhân viên. 

Giai đoạn 4: Ongoing Support

Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình đào tạo nhân sự. Đây là giai đoạn giúp chuyển đổi vai trò từ nhân viên mới tở thành nhân viên chính thức. Trong giai đoạn ngày, người quản lý nên đưa ra các mục tiêu, đầu mục công việc cụ thể của nhóm để nhân sự biết được họ cần làm gì và lên kế hoạch cho cá nhân họ.

Lợi ích của Onboarding là gì ?

Việc triển khai một quy trình Onboarding hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp đó là:

Tiết kiệm chi phí

Việc doanh nghiệp áp dụng được quy trình Onboarding có định hương vào công việc đào tạo sẽ giúp nhân viên mới làm quen với công việc nhanh hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thể giảm thiểu và tối ưu được nhiều chi phí cho việc đào tạo.

Giảm thiểu lo lắng, căng thẳng cho nhân viên

Hầu như bị đặt vào môi trường với công việc hoàn toàn xa lạ thì ai cũng sẽ có những biểu hiện bối rối và lo lắng nhất định. Để giảm thiểu những suy nghĩ tiêu cực này cho nhân viên mới, Onboarding sẽ giúp họ làm quen với công việc và văn hóa công việc nhanh hơn.

Tỷ lệ nghỉ việc giảm thiểu tối đa

Để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc thì việc áp dụng quy trình Onboarding vào đào tạo nhân viên là cần thiết. Quy trình này sẽ hộ trợ định hướng và tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể làm việc và phát triển. Nhờ đó, việc xây dựng lòng tin, gắn kết bền chặt giữa công ty và nhân viên mới có thể diễn ra hiệu quả.

Thu hút nhiều nhân tài

Một quy trình Onboarding hấp dẫn sẽ đem lại những trải nghiệm tuyệt vời đối với nhân viên. Thông qua Onboarding, không chỉ chủ doanh nghiệp có thể gia tăng khả năng giữ chân nhân tài mà còn cho Doanh nghiệp thu hút những ứng viên có tiềm năng mạnh mẽ.

Bên cạnh đó, trong các chương trình đề xuất hoặc giới thiệu, đừng bỏ qua các nhân viên mới vì rất có thể, họ sẽ giới thiệu đến bạn những tài năng mà còn giúp doanh nghiệp thu hút nhiều ứng viên tiềm năng.

Thêm đó, trong các chương trình đề xuất hoặc giới thiệu ứng viên, đừng bỏ qua các nhân viên vì rất có thể, họ sẽ giới thiệu những tài năng tuyệt vời trong mạng lưới xã hội của họ. Phương pháp Refferal - giới thiệu nhân viên- được biết đến là một phương thức nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả so với việc bạn sử dụng dịch vụ. Chính vì vậy, đây chính là một kênh rất quan trọng giúp bạn tìm kiếm nguồn ứng viên chất lượng.

Cải thiện văn hóa tổ chức

Bên cạnh vấn đề để giảm tỷ lệ nghĩ việc và thu hút ứng viên, bạn cần quan tâm đến việc đảm bảo thu hút đúng người phù hợp với văn hóa Doanh nghiệp của bạn. Tùy vào từng đối tượng sẽ phù hợp với từng môi trường làm việc khác nhau.  Xây dựng văn hóa doanh nghiệp có mục địch, mạnh mẽ và truyền thông nó trong suốt quá trình tuyển dụng sẽ giúp bạn xác định được những đối tượng phù hợp. 

• Thu hẹp khoảng cách về trình độ cũng như mối quan hệ đồng nghiệp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo cho doanh nghiệp
• Giảm bớt sự ngỡ ngàng, ngại ngùng cho nhân viên mới
• Tạo ra cầu nối giữa bộ phận tuyển dụng và đào tạo.
• Giúp nhân viên mới xây dựng lộ trình phát triển để họ nắm được cơ hội khi gắn bó với doanh nghiệp.
• Xây dựng văn hóa tương tác và mối quan hệ giữa đồng nghiệp và đồng nghiệp, giữa sếp và đồng nghiệp. Giúp các nhân sự hiểu rõ nhau hơn, đồng thời sếp cũng hiểu hơn về nhân viên của mình

Một số khái niệm liên quan đến Onboarding

Onboarding app là gì ?

Onboarding là quá trình người dùng biết được app của bạn cho đến khi họ có trải nghiệm tốt nhất trong thời gian sử dụng. Đây là giai đoạn quan trọng trong trải nghiệm người dùng đối với mobile app vì sẽ có thể quyết định hành trình người dùng trở thành user trung thành. Có thể hiểu dễ dàng Onboarding là quá trình khiến người dùng mới nâng cao mức độ tương tác với họ ứng dụng đủ để họ tiếp tục sử dụng thay vì bỏ đi sau lần trải nghiệm đầu tiên.

Onboarding khách hàng là gì ?

Onboarding khách hàng là quá trình khi khách hàng mới đầu tiên được giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp bạn. Quá trình này sẽ giúp khách hàng trải nghiệm và hiểu rõ hơn về những giá trị đi kèm với sản phẩm và dịch vụ của bạn, để họ sử dụng chúng mà không gặp vấn đề ngoài ý muốn sau này. Hơn nữa quá trình này sẽ tạo ấn tượng với khách hàng để họ quyết định quay lại mua hàng của bạn nhiều lần.

Offboarding là gì ?

Offboarding là quy trình tác biệt chính thức giữa một nhân viên với một công ty, tổ chức, doanh nghiệp, thông qua việc từ chức, thôi việc hoặc nghỉ hưu. Quy trình này bao gồm quyết định và quy trình sẽ diễn ra khi một nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp chính thức nghỉ việc.

Tạm kết

Trên đây là bài phân tích của Tuyển dụng VCCorp về các vấn đề xoay quanh Onboarding là gì ? Và lợi ích mà onboarding đem lại cho nhân sự năm 2023. Đừng quên hiện VCCorp đang tìm kiếm nhiều vị trí với mức lương và chế độ đãi ngộ hấp dẫn, nếu quan tâm bạn có thể tham khảo ngay tại đây.