Đối với doanh nghiệp nào cũng vậy, dù lớn hay nhỏ, dù có lịch sử lâu đời hay mới chỉ được thành lập, tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự luôn là một trong những khâu quan trọng.
Một quy trình tuyển dụng nhân sự bài bản, chuyên nghiệp và được chuẩn hóa sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất trong quá trình tìm kiếm nhân tài. Sau đây hãy cùng chúng tôi xem qua một quy trình tuyển dụng nhân sự “chuẩn chỉnh” nhé!
Tuyển dụng bao gồm việc tìm kiếm và thu hút các nguồn nhân lực phù hợp, chất lượng và có tiềm năng để đảm nhận các vị trí, công việc còn thiếu tại các doanh nghiệp và tổ chức.
Quy trình tuyển dụng là quá trình đi từ việc xác định vị trí đang còn trống và cần tuyển dụng, phân tích yêu cầu của công việc đó, loan tin để tìm kiếm ứng viên, nhận hồ sơ từ các ứng viên, xem xét kỹ từng hồ sơ/CV/resume, phỏng vấn và chọn lọc ra những ứng viên phù hợp cho vị trí đang tuyển.
>>>Xem thêm: HR Admin là gì?
Con người luôn là nền tảng cốt lõi cho sự phát triển của bất cứ doanh nghiệp nào. Một đội ngũ cán bộ, nhân viên vững tư tưởng, mạnh chuyên môn và có năng lực luôn là điều mà các công ty khao khát. Bởi vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự chính là hành động cần thiết và nên được chú trọng để có thể gây dựng nền móng tốt cho doanh nghiệp.
Quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động phù hợp với công việc còn trống. Ngoài ra nó còn giúp tạo sự thoải mái, chuyên nghiệp và rõ ràng cho cả bộ phận Nhân sự (HR) của công ty cũng như những ứng viên ứng tuyển.
Xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn sẽ giúp:
Tuyển dụng nhân sự nói chung và thu hút người tài nói riêng là một công việc rất quan trọng và doanh nghiệp nào cũng nên chú ý đầu tư kịp thời. Một chiến lược hợp lý và được đầu tư đúng đắn trong quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp nguồn lực nhân viên dồi dào, là nền tảng vững chắc để tiến xa hơn đến thành công.
Một quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp đúng chuẩn đôi khi rất phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian, trí lực và tài chính. Đôi khi nó cũng đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và một chút may mắn, cái “duyên” gắn bó giữa bên tuyển dụng và ứng viên.
Sau đây, hãy tham khảo quy trình này từ một số doanh nghiệp lớn tại Việt Nam nhé:
Là công ty dịch vụ công nghệ lớn và ngày càng phát triển hoạt động qua nhiều ngành nghề khác nhau, quy trình tuyển dụng của FPT được biết đến với nhiều vòng hồ sơ, bài test và phỏng vấn chuyên nghiệp. Điều này giúp đánh giá ứng viên một cách toàn diện và chính xác nhất.
Quy trình tuyển dụng nhân sự tại FPT được diễn ra với 6 bước như sau:
Người muốn nộp đơn ứng tuyển vào làm việc cho FPT sẽ đăng ký trực tiếp tại trang chủ của FPT. Sau đó, họ được yêu cầu gửi các giấy tờ cần thiết như CV, Resume hay Portfolio cá nhân.
Những giấy tờ này sẽ giúp HR của FPT nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên như tên, tuổi, quá trình học tập, làm việc, hướng phát triển sự nghiệp, sở thích cá nhân…
Sau khi nộp hồ sơ, thông tin ứng tuyển của các ứng viên sẽ được FPT tổng hợp và chọn lựa. Những ứng viên đáp ứng được yêu cầu của vị trí tuyển dụng nhất sẽ vượt qua vòng hồ sơ để bước tới vòng thi trắc nghiệm. Những hồ sơ chưa thật sự phù hợp vẫn sẽ được FPT lưu trữ để sử dụng cho những vị trí thích hợp khác tùy thời điểm.
Một số bài thi chuẩn hóa được áp dụng trong vòng thi này của FPT như: IQ – Kiểm tra tư duy logic, GMAT - Kiểm tra năng lực Toán và Tiếng Anh, cuối cùng là Các bài thi chuyên môn tùy theo vị trí công việc.
Có hai hình thức thi được sử dụng là Thi trực tuyến (online) và Thi trực tiếp.
Nếu như xuất sắc vượt qua vòng kiểm tra, bạn sẽ đến với vòng Phỏng vấn tại FPT.
Các kỹ năng về giao tiếp, làm việc độc lập và làm việc theo nhóm, kỹ năng tổ chức và lên kế hoạch, khả năng tư duy và giải quyết vấn đề là một số yếu tố chính mà FPT coi trọng và xem xét các ứng viên tại vòng này.
Tại buổi phỏng vấn, các ứng viên hoàn toàn có thể đặt câu hỏi về các vấn đề liên quan. Điều này sẽ thể hiện khả năng chủ động, kỹ năng phản biện của từng ứng viên.
Tùy theo những gì ứng viên thể hiện và mức độ quan trọng của vị trí ứng tuyển mà thời gian phỏng vấn có thể dài hoặc ngắn. Sau vòng phỏng vấn khoảng 10 ngày, ứng viên sẽ nhận được thông báo về kết quả của vòng phỏng vấn.
Những ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn sẽ chính thức nhận được lời đề nghị làm việc từ FPT. Trong đó sẽ có một bản hợp đồng thử việc cùng những điều khoản về quyền lợi và trách nhiệm của người lao động kèm theo.
Nếu như chấp nhận thư mời làm việc từ FPT, người trúng tuyển sẽ được hẹn một buổi để thảo luận về hợp đồng lao động cũng như các khoản, mục kèm theo như: mức lương, thưởng, bảo hiểm, giờ làm việc, quy định khen, thưởng… Những công việc này sẽ do cán bộ phụ trách trực tiếp và cán bộ nhân sự thực hiện.
Sau khi trải qua những vòng này, bạn đã có thể bắt đầu thời gian thử việc kéo dài hai tháng tại FPT!
Là doanh nghiệp lớn tại Việt Nam trong lĩnh vực thực phẩm, quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk được chia thành ba chương trình cơ bản:
Đối với chương trình quản lý viên tập sự - Management Trainee, ứng viên muốn ứng tuyển phải đáp ứng đủ bốn tiêu chí sau:
Sau đây sẽ là tóm tắt qua về các vòng của chương trình Management Trainee tại Vinamilk:
Đây sẽ là vòng các ứng viên phải nộp CV, Resume và trả lời một số câu hỏi ngắn trong đơn ứng tuyển.
Với những sinh viên vừa tốt nghiệp Đại học hoặc Thạc sĩ, bạn phải sở hữu thành tích học tập cũng như ngoại khóa ấn tượng, với điểm GPA từ 7.5/10.
Với những ai đã đi làm full-time, bạn cần có kinh nghiệm làm việc dưới hai năm, đặc biệt ưu tiên với những ai đã từng làm trong mảng tiêu dùng nhanh FMCG hoặc những lĩnh vực khác có liên quan.
Trong vòng này, bạn phải thể hiện những kinh nghiệm, kỹ năng của một người quản lý, một người chỉ huy bằng những ví dụ xử lý tình huống trong quá khứ hoặc được đưa ra cho bạn.
Tương tự như nhiều công ty khác, Vinamilk cũng yêu cầu ứng viên phải trải qua hai bài test để kiểm tra kỹ năng Ngôn ngữ và Toán học.
Nếu đi được đến vòng này, các kỹ năng xử lý tình huống của bạn sẽ được thể hiện trong việc giải quyết những vấn đề khác nhau. Ngoài ra, các tình huống bất ngờ được đưa ra cũng sẽ kiểm tra khả năng làm việc nhóm, mức độ kết hợp ăn ý của bạn với mọi người xung quanh, teamwork để xử lý các vấn đề phát sinh.
Ở vòng này, ứng viên sẽ phải trả lời một số câu hỏi liên quan đến: đạo đức, quan điểm sống, các giá trị niềm tin, mục tiêu sự nghiệp,…
Tiếp đó, bạn sẽ được ban giám khảo, chính là những chuyên gia đầu ngành cực kỳ uy tín đánh giá xem bạn có phù hợp với môi trường làm việc cũng như những yêu cầu mà Vinamilk cần ở một quản trị viên tập sự hay không.
Đây sẽ chính là cơ hội giúp bạn được đến gần hơn với những nhà quản lý cấp cao của Vinamilk cũng như các chuyên gia tuyển dụng uy tín. Những cuộc phỏng vấn sâu và trao đổi thẳng thắn sẽ giúp ứng viên và nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ hơn về nhau.
Đây cũng là cơ hội hiếm hoi giúp bạn được trình bày ý kiến, nhận định của chính bản thân mình về công việc chuyên môn. Dù có thể không trúng tuyển, nhưng đây cũng chính là cơ hội tuyệt vời giúp bạn đánh giá bản thân mình.
Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự Management Trainee tại Vinamilk rất phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, cũng như có mức độ cạnh tranh cao.
Là một công ty viễn thông - công nghệ, quy trình tuyển dụng nhân sự tại Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội Viettel có nhiều điểm giống với FPT.
Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Viettel sẽ trải qua 05 vòng thi, tuy nhiên tùy vào vị trí ứng tuyển và học vấn, kinh nghiệm của ứng viên mà một số vòng có thể được giản lược:
Để ứng tuyển trên hệ thống website tuyển dụng Viettel, bạn cần điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc trong Hồ sơ cá nhân và gửi kèm CV mô tả kinh nghiệm và năng lực đáp ứng điều kiện ứng tuyển cho mỗi vị trí cụ thể.
Viettel không thu bất kỳ một loại phí nào trong toàn bộ thời gian ứng tuyển và xét tuyển hồ sơ ứng viên.
Rất nhiều vị trí tuyển dụng tại Viettel khuyến khích ứng viên nước ngoài đủ điều kiện tham gia ứng tuyển. Khi ứng viên nước ngoài trúng tuyển, Viettel sẽ hỗ trợ ứng viên hoàn thiện các thủ tục cần thiết để được cấp phép lao động tại thị trường Việt Nam.
Viettel không giới hạn số lượng vị trí công việc bạn muốn ứng tuyển.
Đối với những cựu nhân viên Viettel, bạn có thể ứng tuyển vào Viettel sau 06 tháng kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động với Viettel.
Ứng viên được nhận vào làm việc tại Viettel là những người đáp ứng phù hợp các yêu cầu về bằng cấp, điểm thi IQ, tiếng Anh và các tiêu chí về sự phù hợp đối với công việc khác.
Sau đây là quy trình tuyển dụng nhân sự 7 bước được rất nhiều doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ áp dụng.
Đây có thể sẽ là một gợi ý giúp bạn tham khảo để hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp hiện tại hoặc tối ưu hoá quy trình cho phù hợp nhất:
Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong một quy trình tuyển dụng hiệu quả. Càng chuẩn bị cụ thể, chi tiết, khoa học bao nhiêu thì các bước sau đó sẽ càng hiệu quả và thực hiện suôn sẻ bấy nhiêu. Một sự chuẩn bị tốt chính là sự đảm bảo cho cho thành công.
Bộ phận tuyển dụng cần chuẩn bị chi tiết, kỹ lưỡng các nội dung như: thời gian tuyển dụng, yêu cầu công việc, bản mô tả công việc, nội dung của thông báo tuyển dụng… Ngoài ra, nhà tuyển dụng cần phải có sự chuẩn bị các vấn đề như:
Sau khi chuẩn bị sẵn sàng quy trình tuyển dụng, các HR cần thông báo rộng rãi tin tuyển dụng để tiếp cận được số lượng lớn các ứng viên tiềm năng. Các thông báo cần đảm bảo ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn hấp dẫn để thu hút các ứng viên. Dù thế nào thì những nội dung cốt lõi, cơ bản như phía trên vẫn cần được truyền tải đến ứng viên theo cách tốt nhất.
Các HR có thể sử dụng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau để đăng tin tuyển dụng, ví dụ như các trang web dành cho tuyển dụng. Hoặc các mạng xã hội như Linkedin, Facebook, các hội nhóm, diễn đàn, hoặc các kênh truyền thông truyền thống như báo in, truyền hình…
Không nên tốn chi phí thông báo dàn trải mà bộ phận HR cũng cần biết lựa chọn những kênh tuyển dụng phù hợp với đối tượng muốn tiếp cận đến nhiều đối tượng ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu của công việc.
Sau khi thông báo tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng sẽ nhận được rất nhiều hồ sơ của các ứng viên gửi về.
Chọn lọc hồ sơ chính là bước quan trọng nhất trong cả quá trình tuyển dụng. HR cần dựa trên các yêu cầu của JD để so sánh và đối chiếu với hồ sơ của ứng viên, trên các khía cạnh như bằng cấp, trình độ, sức khỏe,… để chọn được các hồ sơ phù hợp nhất.
Một điều những ai làm nhân sự nên nhớ là hãy tránh bỏ sót ứng viên tiềm năng hoặc có sự ưu tiên, thiên vị hồ sơ của bất cứ ứng viên nào. Xét từ khía cạnh khác, cũng có nhiều ứng viên có tâm lý “rải” hồ sơ và chờ đợi may mắn. Do đó, những người làm HR cũng nên lựa chọn cẩn thận để không bỏ sót những hồ sơ chất lượng .
Sau khi chọn lọc hồ sơ, HR sẽ tiến hành đặt lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn. Việc này giúp nhà tuyển dụng có thể xem xét, đánh giá thông tin giữa những gì ứng viên cung cấp và tình hình thực tế. Cuộc gặp gỡ trực tiếp trong buổi phỏng vấn giữa ứng viên và phía tuyển dụng cũng sẽ giúp cả hai thấu hiểu và nắm được mong muốn, nguyện vọng của cả hai bên.
Còn những bài kiểm tra, trắc nghiệm, viết luận hay các bài kiểm tra chuyên môn sẽ giúp các doanh nghiệp đánh giá đúng trình độ thực tế của các ứng viên. Một số bài kiểm tra phổ biến như tư duy IQ, bài kiểm tra tính cách MBTI, kiểm tra ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành,… Quá trình này yêu cầu nhà tuyển dụng cần theo dõi sát sao và tạo được môi trường công bằng để các ứng viên thể hiện.
Ở bước cuối này, thay vì phỏng vấn với bộ phận HR như bước trên, các ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi các nhà quản lý trực tiếp mà mình sẽ làm việc nếu trúng tuyển. Các câu hỏi sẽ đi sâu hơn vào chuyên môn, kĩ năng nghề nghiệp.
Ngoài ra, khi tiến đến giai đoạn này, các ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng cung cấp thêm thông tin về chế độ làm việc, lương, thưởng, phúc lợi, những yêu cầu cụ thể của công việc,… Từ đó, ứng viên sẽ có được cái nhìn tổng quan nhất để quyết định có công ty này có phải nơi mình muốn gắn bó hay không.
Công việc nào cũng cần có những sự tổng kết, đánh giá, kết luận lại để theo dõi tình hình, hoặc khắc phục lỗi sai cho những lần kế tiếp. Và quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp cũng vậy. Sau đây sẽ là một số tiêu chí đánh giá quá trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp vẫn thường hay áp dụng:
Đây là con số dùng để đo lường số tiền phải chi trả để thu về một hồ sơ ứng tuyển.
Công thức này được tính bằng tổng chi phí bỏ ra cho quảng cáo, tìm kiếm, đăng tin tuyển dụng…/ chia cho số hồ sơ ứng viên phù hợp và có chất lượng đã vượt qua vòng hồ sơ.
Chỉ số này đo lường chất lượng của các hồ sơ gửi về, tính bằng tỷ lệ giữa số ứng viên tuyển dụng thành công trên tổng số hồ sơ gửi về doanh nghiệp lúc đầu.
Thực tế cho thấy, lượng hồ sơ không phù hợp về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, hay còn gọi là hồ sơ là rất nhiều. Điều này là bởi tâm lý “rải hồ sơ” để tìm kiếm sự may rủi từ phía các ứng viên, đặc biệt là những bạn trẻ vừa mới ra trường. Điều này làm mất thời gian của các HR, bởi họ phải cẩn thận chọn lọc, đặt lịch hẹn các ứng viên mà nhiều khi tỷ lệ chuyển đổi là rất thấp.
Con số này được dùng để đo lượng thời gian kéo dài để tuyển dụng thành công một nhân viên. Công thức được tính bằng số ngày tính từ lúc yêu cầu tuyển dụng được duyệt, đến ngày mà doanh nghiệp đó tiếp nhận thành công nhân sự mới phù hợp.
Thời gian tuyển dụng trung bình đôi khi là một tiêu chí có tính ràng buộc về mặt trách nhiệm đối với các nhân viên tuyển dụng hoặc cả bộ phận tuyển dụng tại doanh nghiệp.
Trung bình, thời gian để tuyển dụng thành công một nhân sự ở cấp nhân viên là khoảng 1 tháng. Đối với các nhân sự cấp cao như Leader hay Manager, bởi những yêu cầu khắt khe hơn nên thời gian sẽ lâu hơn một chút.
Chỉ số này là thước đo cho số tiền mà doanh nghiệp đó phải trả để có được một nhân viên mới.
Công thức được tính bằng ngân sách tuyển dụng (bao gồm cả tiền lương cho nhân viên HR) chia cho số nhân viên mới vào làm việc trong cùng thời điểm. Người quản lý bộ phận HR cần nắm rõ chỉ số này sẽ biết cách phân bổ ngân sách và tính toán chi tiết cho từng kênh tuyển dụng, sao cho quá trình tuyển dụng mang lại hiệu quả cao nhất với mức chi tiêu ngân sách phù hợp.
Trên thực tế, thời gian tuyển dụng càng kéo dài thì doanh nghiệp càng tốn nhiều chi phí hơn.
Chỉ số này dùng để tính toán chi phí bình quân trên mỗi nhân viên (bao gồm cả nhân viên cũ và mới) trong toàn công ty.
Con số này được tính bằng ngân sách tuyển dụng (bao gồm cả tiền lương cho nhân viên HR) chia cho tổng số nhân viên trong toàn công ty. Nhìn vào chỉ số này, người quản lý nhân sự sẽ biết cách phân bổ ngân sách và tính toán chi tiết cho từng chi nhánh, đơn vị và nhóm làm việc hơn.
>>> Xem thêm: Ứng tuyển là gì? 4 lưu ý quan trọng trong phỏng vấn ứng tuyển
Kết luận:
Ở trên chính là những thông tin chi tiết và đầy đủ về quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp, từ góc nhìn của người lao động cũng như người tuyển dụng lao động. Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp một số ví dụ về quy trình tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam hiện nay.
Hy vọng bài viết trên đã giải đáp giúp bạn phần nào những câu hỏi quy trình tuyển dụng là gì và những vấn đề liên quan.
Trả lời Huỷ