4 Quy tắc về văn hóa giao tiếp công sở không thể bỏ qua

Trong môi công sở, ngoài việc thể hiện năng lực của bản thân thì việc ứng xử trong giao tiếp hằng ngày cũng đóng vai trò rất quan trọng. Chúng ta có thể tạo nên những cuộc hội thoại hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Vậy làm thế nào để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bản thân? Văn hoá giao tiếp nơi công sở có bộ quy tắc ngầm nào?

Văn hóa giao tiếp là gì?

Văn hoá giao tiếp là một bộ phận trong tổng thể văn hoá dùng để chỉ ra mối quan hệ giao tiếp giữa con người với con người trong cuộc sống. Văn hoá giao tiếp bao gồm các thành tố như cử chỉ, hành vi, lời nói, thái độ, cách ứng xử…

Tuỳ vào quốc gia khác nhau, từng địa phương mà văn hoá giao tiếp cũng có sự khác biệt. Do đó, để cuộc trò chuyện được diễn ra tốt đẹp, trước tiên, bạn cũng cần tìm hiểu về môi trường, mục đích của cuộc trò chuyện và biết được đối phương sẽ tham gia vào cuộc đối thoại với bạn là ai.

Tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp công sở

Giao tiếp trong chốn công sở sẽ giúp chúng ta duy trì và xây dựng các mối quan hệ khăng khít, bền chặt hơn.

Đối với doanh nghiệp: Văn hoá giao tiếp công sở đóng vai trò to lớn trong sự phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp ngày càng đoàn kết và hưng thịnh hơn. Chúng ta có thể thấy những tập đoàn lớn đang đứng đầu trên thị trường đều là những doanh nghiệp sở hữu môi trường làm việc và văn hoá công sở tốt. Ở đó, khoảng cách giữa sếp và nhân viên được thu hẹp. Đồng nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau.

Đối với các cá nhân: Giao tiếp ứng xử tốt đem lại nhiều cơ hội cho chúng ta trên con đường sự nghiệp. Một môi trường làm việc năng động, sáng tạo và chuyên nghiệp sẽ tạo cho mọi người cảm thấy thoải mái và được tôn trọng.

Ví dụ về văn hóa giao tiếp công sở

Một số nét đặc trưng trong văn hoá giao tiếp công sở của người Việt Nam nói chung và của dân công sở nói riêng thường thấy là:

• Người Việt rất coi trọng việc duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với mọi người nhưng họ lại khá là rụt rè trong đám đông, tiếp xúc với nhiều người lạ.
• Trước khi bắt đầu một cuộc trò chuyện, mọi người thường tìm hiểu các thông tin về đối tượng trước để có thể tiện xưng hô cũng như hiểu rõ hơn về lối sống, quan điểm... của người kia.
• Ngôn từ sử dụng trong giao tiếp của người Việt rất phong phú.
• Nụ cười là một trong những thói quen giao tiếp của người Việt: cười đồng tình, cười thông cảm...

Từ những nét đặc trưng trên chúng ta có thể thấy người Việt rất khéo léo trong môi trường giao tiếp. Ví dụ văn hóa giao tiếp chốn công sở như để từ chối khéo cho một vấn đề về deadline: “Bạn có thể sắp xếp để hoàn thành toàn bộ dự án này trong tuần sau không?”; đối với đề nghị này, bạn có thể đưa ra từ chối “Có thể được nhưng rất khó, tôi sẽ cố hết sức” hoặc “Để tôi đẩy nhanh tiến độ hơn nữa, nhưng tôi không hứa trước”.

Quy tắc về văn hóa giao tiếp công sở

Quy tắc trong văn hoá giao tiếp với nhân viên cấp dưới

Văn hoá giao tiếp giữa cấp trên đối với cấp dưới được thể hiện qua các quy định về chế tài, đãi ngộ. Trong công việc, cấp trên hay sếp sẽ là những người luôn quan sát và chỉ bảo sát xao công việc của bạn. Trong môi trường làm việc, cấp trên nên ứng xử với nhân viên của mình bằng sự công bằng, bạn phải luôn đảm bảo mình có lập trường rõ ràng, công tư phân minh. Đồng thời, bạn cũng cần thể hiện rõ sự tôn trọng của mình đối với cấp dưới. Quan tâm họ bằng một thái độ chân thành, vui vẻ, khen ngợi họ nếu họ làm tốt. Bởi việc khen thưởng sẽ tạo động lực, tinh thần và môi trường làm việc thoải mái cho từng cá nhân.

Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cấp trên

Còn đối với cấp dưới, khi giao tiếp với cấp trên, bạn cần giữ một thái độ đúng chừng mực:

• Hãy tôn trọng sếp của mình, sử dụng những lời nói đúng chuẩn khi giao tiếp. Đặc biệt là không được vượt cấp.
• Tôn trọng deadline cũng như công việc được giao. Thái độ làm việc của bạn sẽ phần nào đánh giá con người và năng lực của bạn.
• Cư xử khéo léo, không nói xấu sau lưng, bàn luận về đời tư của sếp.
• Phải có chính kiến của riêng mình, nhưng cũng cần cách tiếp nhận lời phê bình nếu mình làm sai hay có lỗi.
• Chào hỏi là phép lịch sự tối thiểu, nó cũng giúp cuộc trò chuyện trở nên vui vẻ, dễ chịu hơn.

Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với đồng nghiệp

Trong môi trường công sở, bạn cũng cần hoà nhã và có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau với các đồng nghiệp của mình. Một vài nguyên tắc trong văn hoá giao tiếp nơi công sở với đồng nghiệp bạn cần ghi nhớ:

• Không tò mò hay bàn luận đời tư về người khác.
• Phân biệt rõ ràng giữa việc công và việc tư, không phân biệt với những đồng nghiệp mà mình thân thiết hơn với những đồng nghiệp khác.
• Cạnh tranh với đồng nghiệp một cách lành mạnh, công bằng.
• Tôn trọng người đối diện, luôn nói chuyện bằng thái độ chân thành và tự nhiên.
• Biết giúp đỡ và từ chối đồng nghiệp đúng thời điểm.

Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với khách hàng

Trước khi giao tiếp với khách hàng, bạn nên tìm hiểu trước về họ: tìm hiểu về nhu cầu, thị hiếu của người dùng… Hãy đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên ưu tiên hàng đầu:

• Có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng các nhu cầu và phát sinh (nếu có).
• Tôn trọng khách hàng và giữ một khoảng cách hợp lí.
• Không đánh giá khách hàng, phân biệt địa vị của họ. 
• Khuyến khích khách hàng có những phản hồi tốt về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn.

Bạn có thể giao tiếp với họ bằng nhiều hình thức khác nhau như tiếp xúc trực tiếp, thông qua email, điện thoại, các cuộc triển lãm/giới thiệu sản phẩm… 

Quy tắc văn hoá giao tiếp với báo chí, truyền thông

Đôi khi, thương hiệu bạn cũng cần tạo mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí và truyền thông. Tạo dựng được mối quan hệ tốt sẽ giúp thương hiệu bạn tiết kiệm được một khoản chi phí cho tiền quảng cáo media.

• Lịch sự và cởi mở khi tiếp xúc với cánh báo chí. Cung cấp cho họ những thông tin cần thiết, tránh tiết lộ những bí mật của công ty.
• Sử dụng ngôn từ đúng mực, không so sánh, chê bai sản phẩm của doanh nghiệp khác.
• Chuẩn bị trước tài liệu, nội dung trước khi tham gia các buổi phỏng vấn.

Tạm kết

Giao tiếp trong môi trường công sở là một trong những kỹ năng mềm mà ai cũng cần trau dồi và học hỏi mỗi ngày. Đây cũng là “chìa khoá” giúp chúng ta thúc đẩy các mối quan hệ và nâng cao sự phát triển của bản thân trong văn hóa giao tiếp công sở.