Hướng dẫn cách viết email từ chối phỏng vấn nhà tuyển dụng khéo léo

Trong quá trình tìm công việc mới, việc “rải CV" là điều không thể tránh khỏi. Nhiều người sẽ gặp tình trạng sau khi được mời phỏng vấn thì phát sinh một lý do nào đó mà không thể tham gia. Trong trường hợp này, thay vì im lặng rút lui, bạn nên thông báo cho phía nhà tuyển dụng về sự vắng mặt của mình.

Đây không chỉ là phép lịch sự tối thiểu mà còn là cách để bạn phòng tránh những tình huống không hay sau này. Suy cho cùng, không ai biết trước tương lai. Có thể người bạn từ chối hôm nay sẽ gặp lại bạn ở một vị trí tuyển dụng khác. Vì vậy, để không tự đẩy mình vào thế bị động, bạn nên có lời từ chối gửi đến ban tuyển dụng.

Lý do nên từ chối phỏng vấn của nhà tuyển dụng

Cuộc sống có hàng vạn trường hợp mà chúng ta không thể ngờ tới. Rõ ràng, bạn sẽ không thể lường trước được ngày mai mình được tăng lương hoặc nhận được một lời mời hấp dẫn hơn. Cơ hội thường không đến lần thứ hai. Vì vậy khi được trao cho những bước thăng tiến, bạn đừng ngần ngại mà hãy nắm lấy.

Trong trường hợp bạn vừa nhận được lời mời phỏng vấn nhưng có lý do không thể đến hoặc không thể đảm nhận công việc, thì bạn nên thông báo cho đối phương biết để tránh việc làm mất thời giờ không đáng có. Tùy mỗi người sẽ có một lý do khác nhau, tuy nhiên, những câu trả lời hay gặp nhất là:

• Nhận được lời mời công việc mới tốt hơn
• Cảm thấy bản thân không phù hợp với vị trí ứng tuyển
• Thay đổi định hướng công việc
• Thay đổi nơi ở

Suy cho cùng, ai cũng sẽ chọn những thứ tốt nhất với mình. Vì vậy, bạn không cần phải quá lo lắng khi từ chối lời mời phỏng vấn ở đâu đó. Quan trọng là cách bạn trả lời thư từ chối phỏng vấn của nhà tuyển dụng ra sao để sau này hai bên vẫn có thể hợp tác vui vẻ với nhau.

>>> Xem thêm: Cách viết email xin nghỉ việc ngắn gọn nhưng tinh tế chuyên nghiệp

Cách viết email từ chối phỏng vấn khéo léo

Trước đây có nhiều cách khác nhau để từ chối phỏng vấn. Tuy nhiên trong những năm gần đây, email là công cụ hữu hiệu nhất được nhiều người sử dụng. Vì vậy, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để có một chiếc email từ chối phỏng vấn khéo, đúng chuẩn nhất.

2.1. Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Việt

Về cơ bản, cách viết email từ chối phỏng vấn đúng chuẩn sẽ bao gồm những phần sau: 

Phần mở đầu:

Tiêu đề: Thư từ chối phỏng vấn – [Họ và tên]

Kính gửi: Bộ phận nhân sự/Chức danh cụ thể

Lý do từ chối phỏng vấn

Tôi tên là…Tôi rất vui vì nhận được lời mời phỏng vấn từ quý công ty ở vị trí…Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì không thể đến tham gia buổi phỏng vấn vào…(ngày giờ phỏng vấn) vì…

Tôi hy vọng sẽ lại có cơ hội được hợp tác với quý công ty trong thời gian gần nhất.

Xin cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho tôi.

Thân ái.

Nhìn chung, email không cần quá cầu kỳ nhưng cần thể hiện được sự nghiêm túc và chân thành của bạn. Thêm vào đó, bạn cũng nên bày tỏ thiện chí của bản thân và có thể giới thiệu một ứng viên tiềm năng khác nếu có.

Chỉ với một chút khéo léo, bạn đã ghi điểm trong mắt đối phương dù không thể hợp tác. Điều này có thể mở ra cho bạn những mối quan hệ mới và có thể sẽ có ích trong tương lai. 

2.2. Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Tương tự như email bằng Tiếng Việt, cách viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh cũng có các phần tương tự.

Đầu tiên, bạn cần gửi lời chào và cảm ơn. Tiếp đó, bạn trình bày lý do không thể đến tham dự buổi phỏng vấn.

Ví dụ: Dear [Hiring Manager’s name],

Thanks so much for taking the time to consider me for the [job title]... However

Sau khi trình bày hết nội dung chính, bạn cần kết thư với lời chúc và cảm ơn đối với nhà tuyển dụng.

Ví dụ: Wishing you and your company the very best on the upcomings projects.

Best regards,

[Your full name]

Lưu ý khi viết email từ chối phỏng vấn

• Nội dung ngắn gọn, súc tích: Để tránh làm mất thời gian cho cả đôi bên, bạn nên tối ưu nội dung trong bức thư của mình. Ngay từ phần đầu, bạn cần nêu rõ lý do để đối phương nắm bắt được tình hình.
• Thái độ khiêm tốn, thành thật: Để tạo được thiện cảm, bạn nên thể hiện sự tôn trọng và nghiêm túc trong câu từ. Điều này cho thấy bạn thực sự trân trọng cơ hội này, từ đó tạo ra thiện cảm ở phía nhà tuyển dụng.
• Chú ý thời gian: Nếu có thể, bạn nên gửi thư từ chối của nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng chuẩn bị được phương án thay thế nếu cần.
• Lưu ý lỗi chính tả: Dù không có cơ hội hợp tác nhưng bạn vẫn cần thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Để chắc chắn, bạn có thể gửi trước một email nháp để xem có phát hiện ra lỗi hay không.

Một số mẫu email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp

Để tiện cho bạn và tiết kiệm thời gian, dưới đây là một số mẫu email từ chối phỏng vấn để tham khảo. Bạn có thể dựa vào đây để điều chỉnh cho phù hợp với nghề nghiệp và công việc của mình. 

Mẫu từ chối phỏng vấn bằng tiếng Việt

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

Mẫu từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu 1

Mẫu 2

Mẫu 3

Mẫu 4

>>> Xem thêm: Cách viết đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp 2022

Kết luận:
Khi không muốn tham gia phỏng vấn, bạn nên lựa chọn cách viết thư từ chối phỏng vấn của nhà tuyển dụng khéo léo, lịch sự và chuyên nghiệp. Nội dung thư từ chối phỏng vấn cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện được sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Trên đây là cách viết email từ chối phỏng vấn của nhà tuyển dụng chuyên nghiệp nhất, hi vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm việc làm.