Cách viết email xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp

Thật khó để gắn bó cả cuộc đời mình chỉ với một công ty, nên nhảy việc là điều hoàn toàn bình thường, nhất là với những sinh viên mới ra trường. Tuy nhiên, chia tay công ty không có nghĩa là cắt đứt toàn bộ liên hệ. Bởi trong quá trình làm việc có lẽ bạn sẽ gặp được những đồng nghiệp ‘’ tốt bụng và đáng yêu’’. 

Chính vì vậy, từ khi sếp chấp nhận đơn xin nghỉ việc và bắt đầu tiến trình bàn giao công việc, bạn cũng nên viết thư chào tạm việc đồng nghiệp và sếp. Một hành động tinh tế sẽ giúp bạn có những mối quan hệ gắn kết, bền lâu. Nhưng viết mail nghỉ việc như nào cho đúng? Sau đây Việc làm VCCorp sẽ đưa ra cách viết email xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp nhất.

Email/Thư xin nghỉ việc là gì?

Email nghỉ việc hay Thư nghỉ việc là gì? Đơn từ chức là một tài liệu thông báo cho người sử dụng lao động của bạn rằng bạn sẽ nghỉ việc. Nó chính thức hóa việc bạn rời khỏi công việc hiện tại và có thể được viết dưới dạng thư tay hoặc email. Email sẽ cung cấp thông tin chi tiết về việc bạn rời khỏi công việc, bao gồm thông báo bằng văn bản và tài liệu về ngày kết thúc việc làm của bạn.

Vì sao nên viết email xin nghỉ việc

Bạn cảm thấy mình đã sẵn sàng để kết thúc công việc của mình và muốn chia tay công ty hiện tại theo cách tốt đẹp nhất có thể? Điều đầu tiên bạn cần làm chắc chắn là nên viết một email từ chức để chính thức hóa sự ra đi của mình. Nhưng một email xin nghỉ việc là gì, và cách viết email xin nghỉ việc như thế nào đúng chuẩn? Email đó nên bao gồm những gì?

Dưới đây là thông tin về cách viết email xin nghỉ việc hoặc mẫu thư nghỉ việc, cùng với một số mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng anh để bạn dễ dàng tham khảo.

Cách viết email xin nghỉ việc khéo léo

Khi bạn từ chức, điều quan trọng là bạn phải từ chức một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, bạn không cần phải giải thích dài dòng. Giữ cho thư hoặc email của bạn đơn giản và tập trung vào các nội dung trọng tâm. Đây là cách viết mail xin nghỉ việc tinh tế nhất:

Tiêu đề Email

Tiêu đề nên ngắn gọn, đơn giản và đi thẳng trọng tâm. Sử dụng dòng tiêu đề email đơn giản và trực tiếp, chẳng hạn như “Từ chức - Tên của bạn”. Bằng cách này, nhà tuyển dụng của bạn sẽ biết ngay thông điệp của bạn là gì. Bạn muốn họ mở và đọc email càng sớm càng tốt.

Cảm ơn

Đây là cơ hội tốt để bạn cảm ơn sự hỗ trợ, giúp đỡ bạn đã nhận được trong thời gian làm việc tại công ty. Tuy nhiên, nếu bạn không hài lòng với công ty, đừng phàn nàn hoặc nói bất cứ điều gì tiêu cực trong email của bạn. Bạn muốn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với công ty đó vì bạn sẽ không bao giờ biết tương lai đang chờ đợi gì phía trước đâu. Tốt nhất là nên dĩ hoà vi quý.

Nội dung xin nghỉ việc

Bạn không cần phải cung cấp thông tin chi tiết về lý do bạn rời đi, hoặc bạn sẽ làm gì tiếp theo. Nếu bạn muốn giải thích ngắn gọn, bạn có thể nói rằng bạn rời đi vì hoàn cảnh gia đình, thay đổi nghề nghiệp hoặc vì bạn sắp học cao học. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ đơn giản là rời đi để làm một công việc khác, bạn có thể không muốn đề cập đến nó. Viết những gì bạn muốn nhưng hãy giữ cho lời giải thích của mình ngắn gọn và tích cực.

Thời gian xin nghỉ

Email xin nghỉ việc không chỉ mô tả ý định nghỉ việc của nhân viên mà còn cung cấp thông tin về ngày cuối cùng được làm việc và các yêu cầu hoặc chi tiết khác. Điều này giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi công việc cho cả người sử dụng lao động và người lao động. 

Thông thường, thời gian đó có thể kéo dài từ 2 tuần đến 1 tháng kể từ ngày bạn thông báo xin nghỉ. Bạn có thể dựa vào đây để tính toán phù hợp thời gian xin nghỉ của bản thân.

Nội dung viết email bàn giao công việc

Thông thường, khi viết viết email bàn giao công việc bạn cũng nên đề nghị giúp đỡ trong quá trình chuyển đổi & bàn giao công việc. 

Bạn hãy lập 1 danh sách các đầu việc bạn đảm nhiệm đang còn giang dở cũng như những công việc thường xuyên của bản thân và chuyển giao cho nhân sự được giao đảm nhiệm việc của bạn sau khi bạn rời đi. Hoặc cam kết với công ty sẽ hỗ trợ họ trong việc tuyển dụng hoặc đào tạo người thay thế. Bằng cách này, cả người lao động và người sử dụng lao động có thể cảm thấy được thoải mái & được tôn trọng.

Lời chào cuối thư

Đây cũng là cơ hội để đặt câu hỏi về khoản lương hoặc phúc lợi, chẳng hạn như bạn sẽ nhận được tiền lương cuối cùng khi nào. Bạn nên gửi email cho cả quản lý của bạn và cho văn phòng nhân sự. Nhân sự sẽ có thể trả lời những loại câu hỏi này. Bên cạnh đó, đừng quên cung cấp thông tin liên hệ cá nhân của bạn để công ty dễ dàng liên hệ với bạn sau này nếu có vấn đề hoặc cần sự hỗ trợ. Sau đó, cảm ơn công ty 1 lần nữa và kết thúc email bằng việc ký tên. 

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết email từ chối phỏng vấn nhà tuyển dụng khéo léo

Một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc email

Có một số điều bạn không nên đưa vào khi viết email xin nghỉ việc. Đơn xin nghỉ việc không phải là nơi thích hợp để phàn nàn hoặc phê bình quản lý hoặc đồng nghiệp. Hãy giữ sự đơn giản, bám sát sự thật và đừng phàn nàn. Điều quan trọng là để lại một dấu ấn tích cực vì bạn có thể cần thông tin tham khảo từ quản lý khi bạn tìm kiếm công việc mới. Hãy ra đi với tinh thần vui vẻ, thoải mái và email xin nghỉ việc của bạn cũng nên như vậy. Đơn giản, dễ hiểu, tích cực nhưng cũng rất chuyên nghiệp.

Tổng hợp mẫu email xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp

Mẫu 1: Mẫu email xin nghỉ việc ngắn gọn

Tiêu đề email: THƯ XIN NGHỈ VIỆC _ [TÊN CỦA BẠN] _ [VỊ TRÍ/CHỨC DANH]

Kính gửi:  Anh/chị [tên người nhận]

Em xin gửi email này để thông báo chính thức về việc em sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [tên vị trí/chức danh] vì [lý do nghỉ việc]. Ngày làm việc cuối cùng của em sẽ là [ngày chính thức nghỉ]. Em rất lấy làm làm tiếc vì sẽ không còn làm việc tại [tên công ty] trong thời gian sắp tới.

Em xin chân thành cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em có cơ hội làm việc trong thời gian qua. Em cảm thấy cảm thấy may mắn khi được làm việc cùng những đồng nghiệp thân thiện trong một môi trường làm việc vô cùng tốt, đồng thời cũng rất biết ơn sự hỗ trợ và tạo điều kiện của cấp trên và đồng nghiệp để em có thể hoàn thành tốt công việc này. Trong suốt quá trình làm việc tại công ty, em đã học được nhiều điều bổ ích như [liệt kê các kinh nghiệm, bài học mà bạn có được] và những kinh nghiệm này sẽ theo em ở hành trình nghề nghiệp trong tương lai.

Trong tháng cuối cùng làm việc tại công ty, em sẽ cố gắng hoàn thành các công việc còn dang dở, đồng thời sẽ hướng dẫn và bàn giao công việc cho người thay thế vị trí của mình. Ngoài ra, anh/ chị vui lòng báo cho em biết nếu em có thể giúp gì cho công ty trong thời gian chuyển giao công việc.

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn anh/chị và công ty đã tin tưởng em trong suốt thời gian vừa em. Xin chúc công ty luôn thành công và em hy vọng sẽ vẫn giữ liên lạc với công ty trong tương lai.

Trân trọng,

Ký tên

[tên của bạn]

Mẫu 2: Mẫu thư xin nghỉ việc

Tiêu đề email: THƯ XIN NGHỈ VIỆC _ [TÊN CỦA BẠN] _ [VỊ TRÍ/CHỨC DANH]

Kính gửi:  Anh/chị [tên người nhận]

Em xin gửi email này để thông báo chính thức về vấn đề thôi việc/dừng công việc tại công ty với vị trí [tên vị trí/chức danh] vì [lý do nghỉ việc]. Ngày làm việc cuối cùng của em sẽ là [ngày chính thức nghỉ]. Em rất lấy làm làm tiếc vì sẽ không còn làm việc tại [tên công ty] trong thời gian sắp tới.

Thực sự đây là quyết định rất khó khăn đối với em. Hiện tại sau khoảng thời gian dài làm việc, em nhận thấy mình đã có được những trải nghiệm thú vị, các kỹ năng chuyên sâu hơn từ công việc và môi trường nơi đây. [Liệt kê một số điều mà bạn tâm đắc]. Em cảm thấy cảm thấy may mắn khi được làm việc cùng những đồng nghiệp thân thiện, đồng thời cũng rất biết ơn sự hỗ trợ và tạo điều kiện của cấp trên và đồng nghiệp để em có thể hoàn thành tốt công việc này. 

Trong thời gian tới, cụ thể là…., em sẽ cố gắng hoàn tất sớm các công việc còn dang dở. Đồng thời em sẽ tập hợp các hồ sơ, phân loại để bàn giao; hướng dẫn lại cho nhân sự mới đảm nhận vị trí của mình. Ngoài ra, anh/ chị vui lòng báo cho em biết nếu em có thể giúp gì cho công ty trong thời gian chuyển giao công việc.

Em hi vọng quyết định này sẽ nhận được sự chấp thuận từ chị và cấp trên. Và một lần nữa em xin cảm ơn vì sự tín nhiệm của cấp trên và tổ chức. Chúc mọi người có thật nhiều sức khỏe và công ty sẽ ngày càng phát triển.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên của bạn]

Mẫu email xin nghỉ việc bằng tiếng Anh

Dear [Manager’s Name],

I am writing to formally notify you of my resignation from the position of [job title] with [company name]. In accordance with my notice period, my final day will be [date of last day].

I have been offered another role that will halve my daily commute and allow me to spend more time with my family outside of working hours. 

I have thoroughly enjoyed my time at [company] over the last [years and months of service] and would like to thank you for all of the opportunities I have been afforded here.

In the coming weeks before [end date], I am fully committed to providing assistance in ensuring a smooth transition. 

Sincerely,

[Your Name]

>>> Xem thêm: Hướng dẫn bạn cách download mẫu hồ sơ xin việc qua email

Kết luận:

Dù bạn tin hay không, nghỉ việc với thái độ và phong cách đúng mực luôn mang lại kết quả tốt đẹp. Khi bạn “dứt áo ra đi’’ với một phong thái chuyên nghiệp với mẫu mail xin nghỉ việc ngắn gọn thì điều đó sẽ cho bạn hình ảnh của một người hiểu chuyện. Cũng từ đó, bạn tạo được những mối quan hệ cần thiết cho công việc sau này. Chính vì vậy bài viết trên đã nêu ra cách viết email xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp nhất giúp email của bạn trở nên tinh tế hơn.