PDCA là gì? Chu trình hoạt động của PDCA cho doanh nghiệp 2022

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực quản lý chất lượng thì việc tìm hiểu PDCA là gì? Và chu trình hoạt động của PDCA có ảnh hưởng như thế nào đến doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây Tuyển dụng VCCorp sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này!

PDCA là gì?

Trong tiếng Anh chu trình PDCA có nghĩa là PDCA Cycle. Chu trình này là chữ cái đầu được viết tắt bởi 4 thành tố: Plan - Do - Check - Act. PDCA là một vòng tròn chất lượng (vòng tròn DEMING) để cải tiến thường xuyên, liên tục, không bao giờ ngừng nghỉ của một hệ thống quản lý về chất lượng. 4 bước trong chu trình PDCA được hiển thị với hình ảnh một vòng tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ nhằm cải thiện quy trình kinh doanh.

Ví dụ chu trình PDCA

Về mặt lý thuyết của chu trình PDCA có thể sẽ hơi mang tính trừu tượng. Để hiểu rõ hơn về chu trình PDCA là gì và cải thiện quy trình kinh doanh này, bạn hãy nhìn vào ví dụ chu trình PDCA thực tế của doanh nghiệp dưới đây:

Bước 1: Plan

Với bước đầu tiên, doanh nghiệp này tổ chức một chương trình chăm sóc và nhận sự hài lòng của người tiêu dùng. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần đảm bảo một số vấn đề cơ bản sau đây:

• Các tình huống chính cần giải quyết là gì?
• Doanh nghiệp cần tới những nguồn lực nào?
• Hiện doanh nghiệp đã có và xây dựng được những nguồn lực nào rồi?
• Giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp để khắc phục những sự cố với tài nguyên có sẵn là gì?

Bước 2: Do

Thực hành triển khai chương trình theo chiến lược đã được xây dựng kỹ càng và xem xét các tình huống trong giai đoạn trước.

Bước 3: Check

Kiểm tra và đánh giá số lượng khách hàng của doanh nghiệp được chăm sóc, số lượng khiếu nại ghi nhận, số lượng đánh giá đã được xử lý, phản hồi của khách hàng về chương trình.

Bước 4: Act

Đánh giá và xem xét các kết quả đạt được của chương trình sau khi kết thúc. Sau đó, tiến hành phát triển điểm mạnh và khắc phục điểm yếu cho các chương trình kế tiếp.

>>> Xem thêm: Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả 2022

Lợi ích của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Chu trình PDCA về quản lý chất lượng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý có ích nhất hiện nay, được các doanh nghiệp tin dùng.
• Chu trình này chính là cơ sở nhằm giúp các quy trình có thể phát triển một cách liên tục và hoàn toàn đạt được mục tiêu đề ra ban đầu
• Hơn thế nữa, PDCA còn có thể giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua, bán, sản xuất, kinh doanh toàn diện nhất
• Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi và phát triển trong các khâu quản lý sao cho hiệu quả
• Duy trì việc giám sát trong các quy trình hoạt động
• Giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Plan - Lên kế hoạch

Lên kế hoạch là giai đoạn đầu tiên và cũng nắm phần quan trọng nhất trong việc tìm hiểu chu trình PDCA là gì. Việc doanh nghiệp lên kế hoạch chính xác và đầy đủ là một động thái định hướng tốt cho các giai đoạn tiếp theo. Doanh nghiệp lên kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và các biện pháp giải quyết rủi ro trước khi đưa vào sản xuất cụ thể. Điều này tạo điều kiện cho việc quy trình hoạt động được khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lý chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Do - Thực hiện kế hoạch

Giai đoạn thứ hai sau việc lên kế hoạch, chắc chắn doanh nghiệp phải Thực hiện kế hoạch đã đề ra. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn như tiếp tục thực hiện các kế hoạch, chính sách đãi ngộ bằng cách thông qua các hoạt động, phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng đạt đúng kế hoạch đặt ra trước đó.

Check - Kiểm tra, đánh giá

Trong quá trình tiến hành thực hiện chiến lược cần kiểm tra, rà soát lại đầu mục công việc. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, thu thập, phát hiện những khiếm khuyết của sản phẩm và có thể ngăn chặn kịp thời.

Act - Hành động, cải tiến

Giai đoạn hành động này nhằm điều chỉnh các bước nhỏ trong chiến lược của một hệ thống quản trị doanh nghiệp, khắc phục những thiếu sót còn tồn tại. Bên cạnh đó, giúp doanh nghiệp cải tiến, điều chỉnh chất lượng sản phẩm sao cho thích hợp với tình hình thực tế.

Áp dụng chu trình PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng

Plan - Thiết lập kế hoạch quản lý chất lượng

Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: sứ mệnh, tầm nhìn, chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, quy trình bảo dưỡng, giới thiệu sản phẩm là bước cần phải có của doanh nghiệp. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch:

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
• Trách nhiệm lãnh đạo;
• Quản lý nguồn lực;
• Hoạch định việc tạo sản phẩm;
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
• Hành động phòng ngừa.

Do - Thực hiện kế hoạch

Việc thực hiện tập trung nhiều trong sáng tạo sản phẩm:

• Năng lực và Đào tạo;
• Thiết kế và phát triển;
• Mua hàng;
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ.

Check - Kiểm tra, đánh giá

Khi đã có đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích. Không chỉ để kiểm tra mà còn đánh giá, tìm hiểu xem dữ liệu đưa ra những điều gì thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin:

• Xem xét của lãnh đạo;
• Theo dõi và đo lường;
• Sự thoả mãn của khách hàng;
• Đánh giá nội bộ;
• Phân tích dữ liệu.

Act - Hành động, cải tiến

Hành động được thực hiện nhằm loại bỏ những thiếu sót, được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Doanh nghiệp cần phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (có thể bao gồm các hành động phòng ngừa):

• Sản phẩm không phù hợp;
• Hành động khắc phục;
• Hành động phòng ngừa.

Cách để thực hiện chu trình PDCA một cách hiệu quả

Quy trình thực hiện mô hình PDCA hay bộ máy nào đều cần có nguyên tắc. Do vậy, đối với chu trình PDCA là gì? Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện chu trình PDCA thành công dưới đây nhé!

Bước 1: Lên kế hoạch - P

Doanh nghiệp cần xác định những yếu tố dưới đây nếu muốn thiết lập một kế hoạch tốt:

• Vấn đề cần giải quyết
• Mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch
• Những hành động, tiến trình cần thực hiện
• Các nguồn lực cần thiết để thực hiện quy trình 

Bước 2: Thực hiện kế hoạch - D

Doanh nghiệp cần đưa tới bộ phận hoặc cá nhân tham gia vào kế hoạch hoạt động. Sau đó, căn cứ vào nội dung trong bản kế hoạch và chia đầu mục, triển khai các công việc vào thực tế. Bên cạnh đó, ghi chú và thu thập các dữ liệu, thông tin trong quá trình thực hiện.

Bước 3: Kiểm tra, đánh giá - C

Trong bất cứ một kế hoạch nào cũng cần phải có bước kiểm tra, đánh giá lại tiến độ hoàn thành công việc. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện những vấn đề phát sinh để có thể khắc phục và phát triển sản phẩm.

Bước 4: Hành động - A

Sau khi nhận định và đánh giá, doanh nghiệp nên thiết lập các biện pháp để khắc phục và phòng ngừa sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả trong thực tế.

>>> Xem thêm: Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì? 5 tiêu chí đánh giá quy trình hiệu quả

Kết luận

Qua bài phân tích trên mong rằng doanh nghiệp đã có thể hiểu tường tận vấn đề về chu trình PDCA là gì? Và có thể áp dụng chu trình PDCA vào doanh nghiệp mình một cách hiệu quả nhất!