8 bước để xây dựng một mẫu kế hoạch tuyển dụng chuyên nghiệp nhất

Mẫu kế hoạch tuyển dụng là gì? Làm sao để lập mẫu kế hoạch tuyển dụng một cách hiệu quả nhất?

Mẫu kế hoạch tuyển dụng có rất nhiều công dụng trong quá trình tuyển dụng và quản trị tuyển dụng. Khi lập ra một kế hoạch tuyển dụng, phòng hành chính nhân sự sẽ nêu rõ những tiêu chí để đảm bảo chất lượng nhân sự. Trong bản kế hoạch này thông thường sẽ có các thông tin như vị trí tuyển dụng, lý do tuyển, dự kiến mức lương, thời gian tuyển dự kiến, hình thức đăng tuyển,... tùy theo yêu cầu cụ thể hoặc cân nhắc của các công ty.

Kế hoạch tuyển dụng thường giúp tối ưu và xác định mục tiêu dài hạn cho quá trình tuyển dụng. Nhờ đó mà các bước sẽ đi đúng hướng nhất, đảm bảo nguồn lực bền vững cho công ty. Hãy cùng Tuyển dụng VCCorp tham khảo thêm các mẫu tuyển dụng hữu ích nhất dưới đây!

Lập kế hoạch tuyển dụng là gì?

Lập kế hoạch tuyển dụng là một trong những công đoạn quan trọng trong quy trình tuyển dụng đòi hỏi nhà tuyển dụng phải chuẩn bị các thông tin tài liệu, đồng thời cũng cần phải lựa chọn ai sẽ là người phỏng vấn ứng viên, sắp xếp thời gian địa điểm sao cho phù hợp cho một cuộc tuyển dụng hiệu quả.

Mẫu lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Cách lập mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất 

Làm thế nào để tạo được mẫu kế hoạch tuyển dụng tối ưu nhất? Có rất nhiều cách để lập ra kế hoạch tuyển dụng cho một doanh nghiệp. Phần nhiều sẽ bắt đầu từ những nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp về vị trí nhân sự, số lượng, kinh nghiệm, chi phí,...

Để các quy trình này đạt hiệu quả cao nhất, các phòng tuyển dụng thường sẽ làm theo một loạt các bước chung dựa trên khung bao gồm 8 bước.

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Xây định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Tại bước này, người lập kế hoạch phải trả lời được câu hỏi về nhu cầu tuyển dụng nhân sự. Nhu cầu ở đây bao gồm nhiều yếu tố như bao nhiêu nhân sự cần tuyển, các vị trí nào, cần có bao nhiêu năm kinh nghiệm, ngân sách để trả lương cho các nhân sự này dao động trong mức nào,...

Các câu hỏi trên nhằm giải đáp cặn kẽ và cụ thể hơn, để doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về nhu cầu trong nguồn nhân lực của mình.

Dựa trên nhu cầu này, phòng tuyển dụng sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng và triển khai sát sao tùy theo tình hình thực tế và hướng phát triển trong tương lai.

Bước 2: Đánh giá khách quan tình hình nhân sự của doanh nghiệp

Mẫu xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Trước khi tuyển nhân sự mới thì bước không thể bỏ qua là đánh giá lại các nhân sự hiện có của doanh nghiệp. Các nhân sự hiện có sẽ giúp phòng tuyển dụng nhận định khách quan về tình hình thực tế để từ đó bổ sung, cải thiện dựa trên các nhân sự mới trong các đợt tuyển sau.

Nhân sự cũng có thể qua tình hình hiện tại để nắm được lượng công việc, chính sách, đãi ngộ, văn hóa doanh nghiệp đã đủ để các nhân sự hiện nay phát triển và làm việc hay chưa. Từ đó, kế hoạch tuyển dụng sẽ được cải thiện liên tục, đi sâu vào tình hình nhân sự thực tế để đáp ứng đủ và kịp thời.

Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Sau khi đã hoàn thiện đánh giá bước đầu, bước tiếp theo chính là lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Cũng giống như mọi công việc khác trong một doanh nghiệp, việc tuyển dụng cũng cần phải có một kế hoạch phù hợp cụ thể để tối ưu hiệu suất của toàn bộ quá trình.

Trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần đảm bảo có đủ các thông tin như thời gian thực hiện kế hoạch tuyển dụng dựa trên các tiêu chí đã xác định trước đó. Bản kế hoạch cần chỉ ra thời gian tuyển dụng, vị trí cụ thể, lượng nhân sự, mô tả công việc, ngân sách lương. Bên cạnh đó là các thông tin nâng cao như trình bày về phương án cơ cấu nhân sự để thực hiện quy trình tuyển dụng có sự đồng thuận từ ban lãnh đạo.

Bước 4: Xây dựng mô tả công việc cho từng vị trí tuyển dụng

Việc xây dựng các mô tả khi xác định nhu cầu nhân sự rất quan trọng để tuyển dụng hiệu quả. Đây là căn cứ để bộ phận nhân sự thực hiện thông báo tuyển dung, quảng cáo tuyển dụng. 

Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty cho từng vị trí

Bản mô tả sẽ phản ánh tổng thể chức năng công việc, danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện:

• Yêu cầu về chuyên môn, trình độ học vấn, bằng cấp
• Yêu cầu về năng lực chuyên môn kiến thức, kinh nghiệm
• Yêu cầu về kỹ năng: kỹ năng giao tiếp,làm việc nhóm, lập kế hoạch, phân tích,..
• Yêu cầu về bằng cấp nâng cao: Chứng chỉ ngoại ngữ, Excel, chứng chỉ CPA, bằng cấp chuyên môn phục vụ công việc
• Yêu cầu về hình thức: Đặc biệt quan trọng với các vị trí thường xuyên giao dịch với khách hàng, hoặc nhân viên làm việc thường phải gặp gỡ khách hàng
• Yêu cầu khác: Phương tiện di chuyện, việc hôn nhân,...

Lưu ý: Cần nêu rõ những mục" Bắt buộc" và "Khuyến khích/ưu tiên". Nghĩa là có những yêu cầu là bắt buộc và có những yêu cầu không nhất thiết phải có thì ứng viên khả năng cao trúng tuyến.

Bước 5: Sử dụng công cụ hỗ trợ

Sử dụng công cụ hỗ trợ công việc tuyển dụng nhân sự

Khi đã hoàn thành việc tuyển dụng CV đổ về thì việc sử dụng công cụ hỗ trợ trong quá trình phỏng vấn và sàng lọc CV để nâng cao hiệu quả. Ngoài ra còn một số ứng dụng hay phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên với những yêu cầu phù hợp với nhà quản lý đã xây nên.

Các bạn có thể tham khảo như công cụ đánh giá ứng viên, phần mềm tuyển dụng, test online,... Hãy nghiện cứu mô hình vận hành của doanh nghiệp để áp dụng công cụ sao cho hợp lý với công việc của mình.

Bước 6: Lên ngân sách

Lên ngân sách cho kế hoạch 

Ngân sách luôn chiếm phần tối trọng trong các quy trình của doanh nghiệp. Việc có thể cân đối ngân sách với kế hoạch cũng là điều mà bất kể người làm nhân sự nào cũng cần thực hiện khi lên kế hoạch tuyển dụng. Ở bước này, phòng nhân sự cần xác định các mục yêu cầu ngân sách, xác định các loại ngân sách (dự trù và thực tế). Trong đó phần lớn có thể kể ra một số loại chi phí sẽ cần xuất hiện trong đề xuất ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng.

• Chi phí quảng cáo tuyển dụng
• Chi phí kết nối với các trung tâm, đơn vị về tuyển dụng
• Chi phí tổ chức hoặc tham gia các sự kiện như ngày hội tuyển dụng, tư vấn tuyển dụng,...
• Các chi phí phát sinh khác.

Bước 7: Xây dựng mô tả tuyển dụng hấp dẫn ứng viên

Một trong những nội dung sẽ tiếp xúc với ứng viên đầu tiên, trước khi các ứng viên đến với doanh nghiệp chính là bản mô tả công việc (job description). Hiện nay, các nhóm tuyển dụng của doanh nghiệp đều tiếp cận ứng viên theo rất nhiều cách sáng tạo chỉ qua content tuyển dụng. Cách thể hiện mô tả tuyển dụng cũng thể hiện môi trường doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp để thu hút ứng viên hiệu quả hơn.

Thay vì đi theo lối mòn, trình bày mô tả công việc một cách khô cứng và máy móc, hãy gây ấn tượng với ứng viên bằng cách đẩy lên trên những quyền lợi mà họ có thể nhận được khi đến với doanh nghiệp. Khi ứng viên có thể nắm được một phần văn hóa doanh nghiệp trước, họ sẽ hào hứng với vị trí tuyển dụng hơn.

Bước 8: Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng

Không có một kế hoạch nào có thể thực hiện tốt nếu không có một quy trình đủ cụ thể và hợp lý. Do đó, một kế hoạch tuyển dụng thành công cần có một quy trình được nghiên cứu và thiết lập khoa học. Quy trình này sẽ chịu trách nhiệm cho việc phân loại và chọn ra được ứng viên phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Ngoài ra, quy trình này còn có công dụng giúp khái quát về các ứng viên, đặc điểm của họ, giúp tối ưu thời gian tuyển dụng và tiết kiệm ngân sách.

Ví dụ về mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của vinamilk

Vinamilk là một trong những thương hiệu của người Việt nổi tiếng và có chỗ đứng trên thế giới. Với bộ máy nhân sự đồ sộ, kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Vinamilk cũng được rất nhiều các bên tham khảo và nghiên cứu.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Kế hoạch tuyển dụng của Vinamilk bao gồm các bước:

Bước 1: Lập yêu cầu tuyển dụng

Tại bước này, bộ phận có nhu cầu tuyển dụng sẽ lập đề xuất đến bộ phận nhân sự để ban lãnh đạo phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành các bước sau đó.

Bước 2: Thực hiện tuyển dụng

Bước hai bao gồm các giai đoạn: lập phương án tuyển dụng, lập hội đồng tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, lọc hồ sơ, tuyển ứng viên, xác minh thông tin, đánh giá và tuyển chọn cuối cùng.

Bước 3: Hòa nhập, thử việc, đánh giá cho ứng viên

Bên cạnh kế hoạch trên, điểm mạnh của Vinamilk trong kế hoạch tuyển dụng là các chương trình tập sự viên, chương trình tuyển dụng tại các trường đại học, chương trình giới thiệu ứng viên để mở rộng đối tượng tuyển dụng. Bên cạnh đó, Vinamilk luôn chú ý hình ảnh trước truyền thông, giữ cho thương hiệu bền vững trên thị trường tuyển dụng, từ đó, việc tuyển dụng cũng được đầu tư hiệu quả hơn.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty FPT

Tương tự như Vinamilk, FPT cũng sở hữu một bộ máy nhân sự trải khắp cả nước, thậm chí cả ở nước ngoài. Do đó, mô hình và kế hoạch tuyển dụng của công ty này cũng chứng tỏ tính hiệu quả ưu việt.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự của FPT

Bước 1: Tuyển mộ

• Trên các kênh truyền thông nội bộ
• Qua các kênh truyền thông từ bên ngoài: Kênh sinh viên, báo chí - truyền thông, dữ liệu ứng viên riêng, giới thiệu.

Bước 2: Tuyển dụng

• Nhận hồ sơ và sàng lọc
• Kiểm tra trắc nghiệm và viết luận
• Phỏng vấn
• Thỏa thuận hợp đồng
• Ký hợp đồng

Đối với FPT, điểm khác biệt là ở mỗi cấp bậc nhân viên sẽ có một quy trình tuyển dụng cụ thể hơn. Tùy theo nhu cầu cụ thể của phòng ban tương ứng với nhân viên mà các mục cụ thể sẽ thay đổi theo. Bên cạnh đó là chương trình tuyển dụng sinh viên được FPT tận dụng qua nhiều năm, các chương trình hội chợ việc làm, hội thảo tuyển dụng.

Tải mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Tải File Excel kế hoạch tuyển dụng và file word kế hoạch tuyển dụng nhân sự  tại đây

Kết

Tuyển dụng VCCorp hy vọng với bài viết cùng thông tin và tài liệu về mẫu kế hoạch tuyển dụng phía trên, bạn đã có câu trả lời hữu ích cho mình. Qua đó, bạn sẽ thông suốt hơn về các bước, các tư liệu cần chuẩn bị, các quy trình cần xây dựng để việc tuyển dụng diễn ra hiệu quả nhất.

Đừng quên rằng, hiện VCCorp đang tuyển dụng rất nhiều vị trí với mức lương hấp dẫn, nếu quan tâm bạn có thể xem tại tại việc làm VCCorp.