Chữ ký điện tử là gì? Cách tạo chữ ký đơn giản, nhanh chóng

Chữ ký điện tử là gì? Mục tiêu của chữ ký điện tử và ưu điểm của chữ ký điện tử là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây cùng VCCorp.

Chuyển đổi số trên mọi nền tảng kéo theo công cuộc số hóa toàn diện. Đến những chi tiết như chữ ký cũng sinh ra phiên bản số với tên gọi chữ ký điện tử. Với những người thường xuyên sử dụng đến chữ ký thì chữ ký điện tử được xem như một trong những thay đổi trọng điểm để hoàn toàn bỏ được sự thủ công tại các doanh nghiệp, tổ chức.

Với những người chưa tiếp xúc nhiều với chữ ký điện tử, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử. Trong đó giải thích chữ ký điện tử là gì, mục tiêu của chữ ký điện tử, ưu điểm của loại chữ ký này và nhiều thông tin hữu ích khác.

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử được định nghĩa đơn giản là phiên bản trực tuyến của chữ ký tay thông thường. Tuy nhiên, do đặc điểm mang tính chất pháp lý và tầm quan trọng của chữ ký điện tử mà khái niệm này sẽ được định nghĩa một cách chặt chẽ hơn theo quy định của pháp luật.

Trong quy định tại khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 nêu rõ: 

Định nghĩa về chữ ký điện tử (Electronic Signature) theo quy định của pháp luật: Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

>>> Xem thêm: Lao động thời vụ là gì? Quy định mới nhất năm 2022 về hợp đồng thời vụ?

Mục tiêu của chữ ký điện tử

Như đã nêu rõ trong phần định nghĩa, mục tiêu lớn nhất của chữ ký điện tử là thay thế chữ ký tay thông thường. Qua đó, nhằm xác nhận sự chấp thuận của chủ nhân chữ ký với nội dung, thông tin trên các văn bản điện tử đã được ký.

Chữ ký điện tử thường sẽ nhắm đến các văn bản điện tử như file pdf, file trực tuyến, file word,...).

Ưu điểm của chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử có rất nhiều ưu điểm vượt trội. Một trong số đó là rút ngắn thời gian xác nhận các loại thủ tục pháp lý, hợp đồng, giấy tờ xin duyệt,... Đặc biệt là trong các công ty, chữ ký điện tử giúp tối đa hóa thời gian làm việc khi không mất quá nhiều vào việc làm thủ tục giấy tờ rườm rà.

Chữ ký điện tử cho phép người ký được chấp thuận văn bản không bị ngăn trở bởi khoảng cách địa lý, nhất là trong các trường hợp gấp rút.

Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Bên cạnh chữ ký điện tử thì chữ ký số cũng là một khái niệm dễ gây nhầm lẫn cho người sử dụng. Chữ ký số trước tiên được định nghĩa cũng là một loại chữ ký điện tử. Tuy nhiên, chữ ký số giống một loại dấu vân tay hoặc con dấu điện tử đã được mã hóa thông tin hơn, qua chữ ký số này, người ta có thể xác định danh tính người ký.

Cả hai dù đều có thể thay thế tốt cho chữ ký tay thủ công và dùng cho các văn bản số, trên môi trường trực tuyến nhưng lại có những điểm khác nhau nhất định, đặc biệt là trong các khía cạnh bên dưới.

Về giá trị pháp lý

Về mặt giá trị pháp lý, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử nằm ở hai yếu tố là con dấu và chữ ký. Theo đó, chỉ khi đáp ứng các yêu cầu sau, chữ ký điện tử mới có giá trị pháp lý:

• Chứng tỏ được sự đồng thuận của người ký với văn bản đã ký
• Đủ độ tin cậy và khớp mục đích của hợp đồng, không vi phạm pháp luật.
• Văn bản có giá trị pháp lý
• Văn bản được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đóng dấu

Với chữ ký số có giá trị pháp lý khi chữ ký được đăng ký theo đúng quy định, chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy định về điều kiện bảo quản chữ ký số.

Về tính chất, tiêu chuẩn

Chữ ký điện tử về mặt tính chất có thể là biểu tượng hoặc hình ảnh nào đó đã đăng ký đúng quy định, hiển thị danh tính của chủ nhân chữ ký, đồng thời đồng ý với văn bản đã ký bằng chữ ký điện tử. Còn chữ ký số về mặt tính chất được hiểu như một dấu vân tay số, có mã hóa các thông tin và có thể xác định được danh tính chủ nhân chữ ký số.

Về mặt tiêu chuẩn, chữ ký điện tử không bị phụ thuộc vào các tiêu chuẩn và đặc biệt là không sử dụng mã hóa. Điểm này chữ ký số không đáp ứng được vì vẫn có mã hóa và có thể xác định được danh tính chủ nhân chữ ký qua email hoặc PIN điện thoại.

Về tính bảo mật

Chữ ký điện tử thường dễ bị giả mạo trong khi chữ ký số khó bị sao chép hơn, càng khó để giả mạo hoặc thay đổi. Vì thế, chữ ký số có độ bảo mật cao hơn chữ ký điện tử

Về lợi ích sử dụng

Lợi ích sử dụng của chữ ký điện tử được đánh giá khá cao. Đặc điểm của loại chữ ký này là có thể được xác nhận bởi bất kỳ đối tượng nào mà không cần qua xác minh bằng phần mềm. Trong khi chữ ký điện tử không bị các quy định về pháp lý ràng buộc thì lại bị phần mềm đọc quyền yêu cầu xác nhận.

Cách tạo chữ ký điện tử

Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh

Đặc điểm của chữ ký bằng hình ảnh là dùng trong hợp đồng có giá trị trung bình đến thấp nhưng mật độ ký lại thường xuyên. Chữ ký hình ảnh sẽ giúp chủ nhân chữ ký dù ở xa vẫn có thể ký như thường. Chỉ cần bạn ký chèn hình ảnh của của chữ ký của mình và mục cần ký trong hợp đồng thông thường hay hợp đồng thử việc hoặc giấy tờ là được.

Cách tạo chữ ký điện tử trong word

Với file Word, bạn chỉ cần lần lượt truy cập theo thứ tự Insert => Text => Signature Line => Microsoft Office Signature Line => Nhấn OK => Điền các thông tin chính > Nhấn OK để tạo chữ ký.

Cách tạo chữ ký điện tử trong excel

Đối với file Excel, bạn mở giao diện file Excel để tạo chữ ký.

Trong đó, chỉ cần lần lượt truy cập theo thứ tự Insert => Signature Line => Microsoft Office Signature Line => Nhấn OK => Điền các thông tin chính > Nhấn OK để tạo chữ ký

Sau khi tạo xong chữ ký, hãy di chuyển chữ ký vừa tạo vào vị trí phù hợp.

Cách tạo chữ ký điện tử online

Bạn truy cập trang WIKICI để tạo chữ ký riêng cho bản thân, sau đó tải mẫu chữ ký đã tạo về máy hoặc chọn mẫu đẹp hơn theo gợi ý bên dưới.

Sau đó, chỉ cần dán mẫu chữ ký bên dưới file word, mục chữ ký, căn chỉnh sao cho phù hợp là hoàn thành.

>>> Xem thêm: PDP là gì? Vận dụng PDP hiệu quả như thế nào?

Kết luận:

Với những ưu điểm vượt trội về tính bảo mật, chữ ký điện tử được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch hiện nay. Trên đây là những thông tin quan trọng về chữ ký điện tử là gì cũng như những ưu điểm của chữ ký điện tử cùng với tính pháp lý của nó hy vọng sẽ giúp ích cho bạn.