Truyền thông nội bộ là gì? Vì sao truyền thông nội bộ lại quan trọng?

Truyền thông nội bộ chia sẻ thông tin về công ty để nhân viên có thể thực hiện tốt công việc của mình. Nó giữ cho mọi người luôn được cập nhật các thông tin mới nhất trong doanh nghiệp. Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin hiệu quả giữa các bộ phận của tổ chức và đồng nghiệp. 

Điều này áp dụng cho cả chuỗi quản lý / nhân viên lên và xuống. Nó cũng hoạt động giữa các nhân viên đang tương tác với nhau trong công ty. Giao tiếp nội bộ vững chắc nuôi dưỡng văn hóa công ty và xây dựng sự gắn bó của nhân viên. Trong bài viết này, Tuyển dụng VCCorp sẽ chia sẻ chi tiết về khái niệm truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông tin nội bộ của công ty

Cho dù có là một doanh nghiệp nhỏ hay lớn, truyền thông nội bộ có tác động trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ là sự truyền tải thông tin giữa các thành viên tổ chức hoặc các bộ phận của tổ chức. Nó diễn ra trên tất cả các cấp và các đơn vị của một tổ chức. Có thể hiểu, truyền thông nội bộ đề cập đến một nhóm các quy trình hoặc công cụ chịu trách nhiệm về luồng thông tin hiệu quả và sự cộng tác giữa những người tham gia trong một tổ chức. Giao tiếp nội bộ liên quan đến giao tiếp giữa lãnh đạo cao nhất, quản lý và nhân viên.

Nhân viên truyền thông nội bộ là gì?

Nhân viên truyền thông nội bộ hay chuyên viên truyền thông nội bộ là người phụ trách cung cấp các thông tin bên trong nội bộ như tuyển dụng, thay đổi quy chế, chính sách, tài trợ, đóng góp từ thiện,…Hiệu quả của công việc truyền thông nội bộ được đo bởi sô thành viên trong doanh nghiệp và nắm được thông tin.

Truyền thông nội bộ làm những gì?

• Quản lý việc giao tiếp cho các nhân viên trong công ty, 

 Ví dụ: Doanh nghiệp có sử dụng phần mềm làm việc nhóm hay giao tiếp thì người phụ trách truyền thông nội bộ sẽ làm việc với bên phần mềm có vấn đề.

• Đảm bảo vận hành các công cụ giao tiếp nội bộ như phần mềm thông tin nội bộ
• Đảm bảo truyền tải thông tin xuyên suốt các bộ phận, nhằm giúp nhân viên nắm được mọi thông điệp của ban quản trị và ngược lại.
• Quản lý Website và Blog của công ty
• Đề xuất những ý tưởng, dự trù kinh phí và tổ chức các sự kiện nội bộ: tổng kết hằng tháng, các ngày lễ, các hội chơi, đi du lịch, nghỉ mát, các trò chơi Team-Building,…
• Giúp gắn kết từng cá nhân trong doanh nghiệp với nhau.

Ý nghĩa của truyền thông nội bộ là gì?

Ý nghĩa hay mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp thông tin liên tục, giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với những thành viên trong tổ chức. Nó quyết định việc giao tiếp giữa các nhân viên với nhau. Sau đây, là một số ý nghĩa mà truyền thông nội bộ mang lại:

Nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa và sự đa dạng không chỉ đơn thuần là các sáng kiến ​​của công ty. Khi các công ty tạo ra cơ hội hợp tác, nắm bắt các quan điểm khác nhau và thúc đẩy hạnh phúc của nhân viên, mọi người đều có lợi.

Bắt đầu cuộc trò chuyện - và giải phóng tiềm năng của lực lượng lao động của bạn - bằng cách liên lạc mạnh mẽ. Đó chính là cách truyền thông nội bộ lan toả sứ mệnh và tầm nhìn doanh nghiệp tới từng nhân viên một. 

Cung cấp thông tin đa chiều, minh bạch rõ ràng

Với truyền thông nội bộ, thông tin đa phần sẽ được đi từ 2 chiều, từ cả lãnh đạo và cả nhân viên. Những thông tin về chính sách, phúc lợi, công việc, tình hình doanh nghiệp sẽ được đội ngũ truyền thông nội bộ truyền tải tới doanh nghiệp còn những mong muốn, nhu cầu của nhân viên cũng sẽ được đội ngũ truyền thông nội bộ báo cáo lại với các cấp lãnh đạo. Từ đó sẽ tạo ra các nguồn thông tin đa chiều và rất minh bạch.

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Giao tiếp không còn chỉ có từ trên xuống. Để tạo ra một nơi làm việc tích cực, các nhà lãnh đạo cũng như nhân viên cần trở thành người tích cực lắng nghe và chia sẻ những suy nghĩ, cơ hội và mối quan tâm cũng như đón nhận chúng. Một chiến lược truyền thông nội bộ mạnh mẽ có thể thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên. Các thành viên trong nhóm - đặc biệt là nhân viên tuyến đầu - cảm thấy được trao quyền trong công việc khi họ cảm thấy được kết nối với ban lãnh đạo của công ty. Sự tin tưởng vào quản lý cấp cao là một phần quan trọng của sự hài lòng trong công việc, điều này có thể phát triển thông qua giao tiếp nhất quán, rõ ràng.

Những người ở cấp điều hành nên tạo điều kiện để gửi các bản cập nhật, thông báo và tin nhắn định kỳ cho nhân viên. Các nhà lãnh đạo không cần giới hạn chính sách “mở cửa” đối với không gian văn phòng thực của họ; bạn có thể sử dụng tin nhắn tức thời để liên lạc rộng rãi và phản hồi nhanh chóng.

Giữ chân các nhân tài trong công ty

Không có gì bí mật khi nhân viên cần cảm thấy tốt nhất khi làm việc - về tinh thần và thể chất - để đóng góp vào một nền văn hóa công ty lành mạnh. Làm rõ những nguồn lực nào sẽ có lợi cho sức khỏe tin thần của nhân viên, sức khỏe phòng ngừa và phúc lợi tài chính, cũng như cách tiếp cận chúng. Đăng ký, tin nhắn hỗ trợ và thảo luận nhóm có thể làm nên điều kỳ diệu trong thời gian khó khăn.

Các sự kiện của năm 2020 chứng kiến ​​nhiều công ty công bố nỗ lực chống bất bình đẳng về chủng tộc và kinh tế. Ví dụ, Visa cam kết dẫn đầu các diễn đàn cộng đồng mở và cung cấp dịch vụ tư vấn 24/7 cho nhân viên Da đen. Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, 89% người lao động tại các công ty ủng hộ các sáng kiến ​​an sinh có khả năng giới thiệu công ty của họ như một nơi làm việc tốt. Một nơi làm việc an toàn, lành mạnh và thân thiện có thể giúp nhân viên của bạn hoạt động tốt nhất, giảm bớt sự căng thẳng và thu hút những ứng viên đặc biệt. 

Tăng khả năng sáng tạo, phát huy khả năng của nhân viên

Một phương pháp có vẻ đơn giản nhưng hiệu quả để thúc đẩy văn hóa và sự đa dạng bằng truyền thông nội bộ là lắng nghe. Theo khảo sát của Salesforce, những nhân viên cảm thấy được lắng nghe có khả năng cảm thấy có động lực và sẵn sàng thực hiện công việc tốt nhất gấp 4,6 lần. Nhân viên tuyến đầu là trụ cột của công ty. Họ sẽ hiểu rõ những gì cần thay đổi hơn bất kỳ ai. Một công ty càng khuyến khích đối thoại hai chiều với nhân viên thì văn hóa của công ty đó sẽ càng mạnh mẽ và năng lực của nhân viên cũng gia tăng đáng kể.

Ví dụ về truyền thông nội bộ tại các công ty lớn

Truyền thông nội bộ FPT

FPT được đánh giá là một trong những tập đoàn xây dựng rất tốt công tác truyền thông nội bộ. Với 7 công ty con và gần 27.000 nhân viên đang làm việc tại Việt Nam, Nhật Bản, Singapore, Lào… để chuyển tải những thông tin của Tập đoàn, FPT đã xây dựng các kênh truyền thông trực tuyến như trang tin nội bộ Chungta.vn, bản tin FPT News, bản tin các đơn vị thành viên, Facebook FPT…

Ngoài ra còn có các diễn đàn, bản tin phát thanh, email… Hằng năm, bộ phận truyền thông FPT đều đặn tổ chức chương trình khảo sát truyền thông nội bộ. Bảng khảo sát với 20 câu hỏi liên quan đến việc tiếp nhận thông tin trong Tập đoàn được chuyển tới từng nhân viên.

Từ đó, các vấn đề về chiến lược, thông điệp, chương trình hành động… cũng như các đề xuất, góp ý của cán bộ, nhân viên về hoạt động truyền thông của đơn vị sẽ được phản ánh lên cấp trên. Sau những đợt khảo sát như thế, hoạt động truyền thông nội bộ của FPT đã có những thay đổi đáng kể và ngày càng chuyên nghiệp hơn.

Truyền thông nội bộ Viettel

Viettel là một trong những tập đoàn viễn thông quân đội lớn nhất cả nước. Chính vì vậy việc chú trọng đến hoạt động truyền thông nội bộ là điều nên làm. Bởi Viettel là một tập đoàn lớn có số lượng nhân viên đông đảo, nên họ cần phải kết nối và tạo ra một sợi dây vô hình giữa tổ chức và nhân viên. 

Thông qua các hoạt động truyền thông doanh nghiệp, lãnh đạo của Viettel muốn họ thấu hiểu một các sâu sắc về nhiệm vụ, sứ mệnh của mỗi các nhân và tập thể. Một trong những điều quan trọng của các hoạt động truyền thông nội bộ của Viettel đó chính là giúp nhân viên sâu hơn về văn hóa doanh nghiệp. Các hình thức truyền thông nội bộ ở tập đoàn này có thể kể đến: tổ chức các buổi tọa đàm, workshop; sử dụng các phần mềm phân tích, đánh giá nội bộ; ứng dụng các công cụ truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ Vinamilk

Là một tập đoàn sữa lớn của Việt Nam, Vinamilk luôn vạch sẵn bên cạnh mục tiêu về sản phẩm thì công tác quản trị nhân sự cũng nằm trong nhóm hoạt động của doanh nghiệp mà còn đáp ứng được nguyện vọng của người lao động. Các kênh truyền thông nội bộ của Vinamilk cũng vô cùng đa dạng, phong phú và theo kịp xu thế của thời đại 4.0 cũng như môi trường công sở hiện đại: kênh truyền thông trên mạng xã hội Youtube, kênh truyền thông trên website nội bộ của doanh nghiệp, truyền thông qua phần mềm quản lý nhân sự của công ty. 

Với 3 kênh truyền thông kể trên, bộ phận marketing nội bộ sẽ thực hiện các hoạt động xây dựng nội dung, thông báo những thông tin quan trọng và liên lạc với những đối tượng, cá nhân nếu cần thiết nằm phục vụ lợi ích của doanh nghiệp, xây dựng hình tượng của doanh nghiệp trong mắt người lao động. Kênh truyền thông nội bộ của Vinamilk có cả 2 dạng công khai và riêng tư trong nội bộ đảm bảo những thông tin then chốt, bí mật của doanh nghiệp và nhân sự sẽ không bị các bên thứ 3 tiết lộ, ảnh hưởng. 

Truyền thông nội bộ của Unilever

Là một doanh nghiệp lớn thì không thể thiếu được truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ trong Unilever giúp các lãnh đạo truyền tải thông điệp đến các nhân viên. Khi truyền thông nội bộ đặt hiệu quả hiệu quả, nhân viên mới nhân ra vai trò quan trọng khi đóng góp sức lực và cống hiện cho công ty.

Unilever luôn đặt yếu tố con người lên hàng đầu, gắn kết các nhân viên giữa các phòng với nhau, biết cách xây dựng, đào tạo và chăm sóc đội ngũ nhân viên hiệu quả. Môi trường văn hóa trong Unilever cũng được xây dựng dựa trên nguyên tắc coi trọng quyền lợi của các nhân viên và tạo nên sự bình đẳng giữa mọi người trong công ty. 

Các chế độ đãi ngộ cho nhân viên Unilever cũng đảm bảo tốt nhất, phục vụ nhân viên làm việc hiệu quả. Đặc biệt công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên cũ và mới đều có thể học hỏi lẫn nhau, cùng nhau phát triển trong công việc.

Bởi vậy mà Unilever vững mạnh như hiện tại, các nhân viên trong công ty gắn kết tạo nên một tập đoàn vững chắc và kiên cố.

Truyền thông nội bộ VCCorp

Là một Công ty chủ yếu làm về sáng tạo, hẳn nhiên sẽ có một đội ngũ nhân viên không bao giờ chịu thua trong việc thích tư duy về những thứ mới mẻ, thích sự khác lạ. Và điều ấy đã hình thành nên một thứ “văn hóa” không giống ở bất cứ đâu, không lẫn lộn hay pha tạp, mà nó cũng sáng tạo, dị biệt như chính cái tôi đa dạng của những người ở đây. "Văn hóa VC" – cụm từ nghe có vẻ xa xỉ, tuy chẳng ai có thể định nghĩa hay đúc kết thành cẩm nang "văn hóa doanh nghiệp", những người VC vẫn cảm nhận được những nét rất đặc trưng, chỉ VC mới có. Hơn 2000 người VC và rất nhiều những thế hệ trước đã góp phần tạo nên những nét rất riêng mà chỉ ở đây người ta mới cảm nhận được rõ ràng.

Tháng 6/2017, Mõ Làng hay được thành lập, với mục tiêu xây dựng Văn hóa VCCorp một cách có hệ thống hơn, bài bản hơn và chuyên nghiệp hơn. Từ khi được ra mắt, Mõ làng tạo ra nhiều dấu ấn mạnh mẽ không chỉ trong nội bộ VCCorp mà còn lan tỏa mạnh mẽ ra bên ngoài bởi những sự kiện, những chiến dịch và hoạt động đình đám với sự đầu tư về ý tưởng, sự sáng tạo trong cách làm. Văn hóa VC đã không còn đứng trong một phạm vi nhỏ nữa, không chỉ dành riêng cho các “khán giả” là người VC nữa, mà còn có những “khán giả ngoài” – những người biết đến VCCorp bằng những sự kiện, bằng độ đầu tư hay chịu chơi. Dần dà, VCCorp đã trở thành một môi trường lý tưởng, xứng đáng để làm việc, trở thành một điểm đến thu hút và hấp dẫn của những người trẻ, có năng lực, có óc sáng tạo và muốn hòa mình vào văn hóa đậm chất khác biệt ở đây. Hàng loạt các sự kiện lớn, gây được tiếng vang rộng rãi như: Hoa khôi VCCorp; show Bạn muốn hẹn hò; chuỗi chương trình nâng cao tinh thần làm việc VitaMonday, Các sự kiện mừng sinh nhật VCCorp như: Mười + Một, Hội thao VC Olympic, VC School; Các sự kiện giải bóng đá chuyên nghiệp như VC Cup, Các sự kiện Tiệc cuối năm (Year End Party)…

Để thỏa mãn nhu cầu “luôn được ăn món mới” của người VC, Mõ Làng liên tục thực hiện những concept mới lạ, sử dụng những chất liệu và thổi hồn vào những thông điệp, câu chuyện chứ không đơn thuần là chỉ làm một sự kiện hay một hoạt động văn hóa. Chính vì vậy nên người VC luôn có những trải nghiệm mới mẻ, luôn được “ăn” những món ăn tinh thần và tự hào là “không hề tầm thường”. Văn hóa VC lắng nghe những gì người VC muốn, không theo định hướng sếp, không tuyên truyền ra giảng những chiến lược hay mục tiêu to lớn, các sếp ở VC chỉ mong muốn “Mõ Làng làm ra những thứ mà anh em vui là được, cảm thấy hứng thú là được!”. Chính vì thế nên Mõ Làng thực sự là một thương hiệu mang tiếng nói chân thực nhất của người VC, với khát khao và sự “điên rồ” của người VC, tuy nhiên vẫn có chiều sâu tinh thần của một Công ty đã có bề dày lịch sử - và chính chiều sâu ấy khiến cho mỗi người VC đều cảm thấy tự hào.

Kết
Đến đây chắc bạn đã hiểu rõ về khái niệm truyền thông nội bộ là gì rồi phải không? Như các bạn có thể thấy, vị trí truyền thông nội bộ đang ngày càng trở nên quan trọng trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp làm truyền thông nội bộ tốt sẽ mang lại rất nhiều thứ như nâng cao văn hoá doanh nghiệp, củng cố tinh thần nhân viên, giữ chân nhân tài,... 

Đừng quên rằng hiện VCCorp đang tuyển dụng rất nhiều vị trí với mức lương hấp dẫn, nếu quan tâm bạn có thể tham khảo danh sách việc làm tại VCCorp.