Báo cáo công việc là gì? Cách viết báo cáo hiệu quả khiến sếp hài lòng

Báo cáo công việc thường được xem là một đầu việc quan trọng để review lại quá trình làm việc Có một số loại báo cáo công việc mà bạn có thể được yêu cầu viết, bao gồm báo cáo báo cáo bán hàng, báo cáo công việc hàng ngày hoặc báo cáo phân tích. 

Trong bài viết này, hãy cùng tuyển dụng VCCorp tìm hiểu báo cáo công việc là gì, xem lại cách viết báo cáo công việc hiệu quả và xem qua một vài mẫu báo cáo chuẩn. 

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là việc trình bày, báo cáo tiến độ, đầu việc mà cá nhân đã và đang làm trong một khoảng thời gian nhất định. Hầu hết các báo cáo công việc được gửi đến một đối tượng cụ thể, chẳng hạn như nhà quản lý. Hầu hết các báo cáo nên được viết theo định dạng có cấu trúc để thể hiện rõ ràng những gì bạn muốn truyền đạt.

Khi nào cần viết báo cáo công việc?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có yêu cầu khác nhau về loại báo cáo, có thể là báo cáo công việc hàng ngày (thường báo cáo cuối giờ làm việc) hay báo cáo tuần (báo cáo vào ngày cuối cùng trong tuần) hoặc báo cáo tháng(Tổng kết một tháng làm việc và kết quả). 

Mặc dù không có định dạng cố định nào để viết báo cáo công việc, nhưng bạn có thể thực hiện một số bước nhất định để đảm bảo soạn báo cáo hiệu quả và chuyên nghiệp nhất có thể.

Cách viết báo cáo công việc cho sếp gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định đúng mục tiêu và đối tượng báo cáo

Cách báo cáo công việc cho sếp cho hiệu quả

Biết ai sẽ đọc báo cáo là một bước quan trọng trong việc xác định cách bạn sẽ làm định dạng báo cáo của mình, những gì cần đưa vào và giọng điệu bạn nên sử dụng khi viết báo cáo. Ví dụ: nếu bạn đang viết báo cáo bán hàng cho nhà quản lý, liệu có ai khác đang đọc báo cáo đó không? Nếu bạn đang soạn một báo cáo phân tích kinh doanh, liệu sếp tổng sẽ đọc báo cáo hay chỉ leader trực tiếp của bạn? 

Bước 2: Xây dựng báo cáo chi tiết

Cách làm báo cáo công việc

Sau khi xác định đối tượng của bạn là ai, bạn nên tập trung vào việc xác định mục đích viết báo cáo để quyết định thông tin nào sẽ được đưa vào. 

Khi viết báo cáo, bạn nên cấu trúc sao cho dễ đọc và dễ hiểu. Mặc dù mỗi báo cáo sẽ khác nhau về các phần mà bạn nên đưa vào, dưới đây là các phần chủ yếu sẽ có trong báo cáo:

- Tiêu đề hoặc trang tiêu đề.

- Tóm tắt, mô tả ngắn gọn nội dung báo cáo của bạn.

- Mục lục (nếu báo cáo nhiều hơn một vài trang).

- Phần giới thiệu mục đích khi viết báo cáo.

- Thân bài bao gồm thông tin bạn muốn truyền đạt.

– Kết luận hoặc đề nghị tùy thuộc vào mục đích của báo cáo

Bước 3: Liệt kê và đánh giá 

Sau khi đã có một cấu trúc báo cáo hoàn chỉnh, bạn nên bắt tay vào việc liệt kê các đầu việc đã làm và đánh giá hiệu quả. Bạn có thể đánh giá đầu việc qua các chỉ số, từ đó rút ra kinh nghiệm. Khi liệt kê và đánh giá, bạn nên cố gắng sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích. Đồng thời ngôn ngữ trình bày nên đơn giản mà không kém phần chuyên nghiệp. 

Bước 4: Hướng giải quyết và phát triển 

Trong quá trình làm việc chúng ta không thể tránh khỏi mắc lỗi. Tìm ra hướng giải quyết và rút kinh nghiệm cho lần sau là một trong những phần được đánh giá cao trong báo cáo. 

Cấu trúc báo cáo công việc

Giới thiệu bối cảnh báo cáo

Phần mở đầu của bạn nên có từ hai đến bốn đoạn giới thiệu nội dung bạn sẽ trình bày trong báo cáo và lý do viết báo cáo. Hãy cụ thể và ngắn gọn nhất có thể khi viết phần giới thiệu để người đọc có thể hiểu rõ ràng những gì có trong báo cáo của bạn. Nếu là báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, phần giới thiệu của bạn chỉ cần là một vài câu nêu chi tiết công việc bạn đã hoàn thành và bạn dự định làm gì tiếp theo.

Tóm tắt đánh giá

Sử dụng phần này để ghi lại các kết luận hoặc đề xuất của bạn sẽ được đưa ra trong báo cáo bao gồm những ý tưởng quan trọng nhất được thảo luận trong báo cáo. Nếu bạn đang viết báo cáo công việc hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, bạn không cần thêm phần này.

Nội dung chính báo cáo:

Phân tích nguyên nhân

Đối với phần thân của báo cáo, bạn nên tập trung vào việc nêu chi tiết thông tin bạn muốn truyền tải bao gồm các kết quả đã đạt được, chưa đạt được và nguyên nhân liên quan đến. Đối với báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, hãy bao gồm những thành tích bạn đã đạt được hoặc những lỗi sai mà bạn cần khắc phục.

Đề xuất, kiến nghị

Trong phần này, bạn nên liệt kê các đề xuất của mình dựa trên kết luận hoặc kết quả của một dự án. Đối với báo cáo hàng ngày hoặc báo cáo tiến độ, bạn có thể liệt kê các mục tiêu hoặc nhiệm vụ tiếp theo của mình trong phần này.

Những mẫu báo cáo công việc chuẩn

Mẫu báo cáo công việc hàng ngày

Tải mẫu báo cáo công việc cho sếp hàng ngày tại đây

Mẫu báo cáo công việc hàng tuần

Tải mẫu báo cáo công việc hàng tuần tại đây

Mẫu báo cáo công việc hàng tháng

Mẫu báo cáo công việc hàng tháng tại đây

Mẫu báo cáo công việc cuối năm

Báo cáo công việc hàng tuần bằng Excel

Tải báo cáo công việc hàng tuần bằng excel 

Tạm kết

Mẫu báo cáo công việc nào cũng có vai trò riêng, và thể hiện được sự chuyên nghiệp của mỗi cá nhân. Ngắn gọn, súc tích, trình bày rõ ràng quan điểm cần lưu ý trong cách viết báo cáo công việc. Hy vọng với thông tin mà tuyển dụng VCCorp đã chia sẻ, bạn sẽ luôn nắm chắc bí quyết để thể hiện sự chuyên nghiệp ngay chỉ với bản báo cáo công việc của mình.

Đừng quên rằng hiện VCCorp đang tuyển dụng các vị trí với các mức lương hấp dẫn, nếu quan tâm bạn có tham khảo tại việc làm VCCorp.