Cách viết mail xin việc chuyên nghiệp "hạ gục" mọi nhà tuyển dụng

Xin việc có thể là một nhiệm vụ khó khăn và vất vả đối với bất kỳ ai, đặc biệt là đối với những bạn trẻ và mới ra trường. Một số người cho biết rằng điều khó khăn nhất khi xin việc thực sự là gửi email thông tin tới nhà tuyển dụng. Khi ứng tuyển một vị trí qua email, điều quan trọng là bạn phải soạn một lá thư xin việc chuyên nghiệp và ngắn gọn để đảm bảo bạn được các nhà tuyển dụng tiềm năng chú ý.

Trong bài viết này, Tuyển dụng VCCorp sẽ giúp bạn biết cách viết mail xin việc, cách gửi đơn xin việc qua email, những nội dung cần có trong đơn xin việc qua email và cách soạn một bức thư xin việc qua email hấp dẫn để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.

Email xin việc là gì?

Email xin việc là dạng email cung cấp thông tin đầy đủ về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn cho nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng hoặc đơn giản. Đó là một cách độc đáo để truyền đạt sự quan tâm của bạn đến một công việc cụ thể.

Trước khi viết email xin việc cần lưu ý những gì?

Bước đầu tiên trong việc soạn email ứng tuyển là chuẩn bị các tài liệu bạn sẽ gửi kèm trong email. Chúng có thể sẽ bao gồm CV và Cover Letter của bạn cũng như các tài liệu bổ sung được yêu cầu cho vị trí như portfolio hay thư giới thiệu (letter of recommendation).

Bạn nên gửi tài liệu của mình dưới dạng PDF để đảm bảo người nhận có thể mở và xem chúng. Bao gồm tên đầy đủ của bạn trong tiêu đề của mỗi tài liệu để người xem có thể dễ dàng biết tài liệu đó thuộc về ai.

Ngoài ra, bạn không nên sử dụng các email “không chuyên nghiệp” để viết email xin việc. Một địa chỉ email như “bexinh_1234@...” sẽ không được HR ngó ngàng đến đâu. Tốt nhất là bạn nên tạo một email công việc chuyên nghiệp có thể bao gồm tên bạn + ngày/tháng/năm sinh hoặc có các từ khóa như “work”, “jobs”. 

Cách viết mail xin việc chuẩn không cần chỉnh

Tiêu đề email xin việc

Để làm cho email của bạn hấp dẫn trong mắt người quản lý tuyển dụng, hãy bao gồm tên của bạn và chức danh công việc bạn đang ứng tuyển trong dòng tiêu đề email. Họ nhận được rất nhiều email và bằng cách làm này, bạn làm cho công việc của họ dễ dàng hơn.

Nếu bạn ứng tuyển ở nơi yêu cầu tiếng Anh, thì tiêu đề email xin việc bằng tiếng Anh bạn có thể sử dụng công thức như sau: 

Your name - Application for [Job Title]

Nếu bên công ty có yêu cầu tiêu đề email theo mẫu của họ, hãy cứ làm theo nhé, vì việc này giúp họ lọc thư nhanh hơn, nếu bạn bỏ trống hoặc khác thì có thể sẽ bị sót lại đó.

Nội dung email xin việc

Bước tiếp theo là soạn email bạn sẽ gửi cùng với các tài liệu ứng tuyển của mình. Bạn có thể sử dụng email làm cover letter của mình hoặc bao gồm một bản sao của cover letter đính kèm cùng với email.

Bạn hãy nhớ gửi lời chào đến người nhận, thông thường sẽ là Kính gửi + anh hoặc chị + Tên người nhận + chức danh + công ty (nếu không rõ ai sẽ là người nhận email của bạn thì hãy ghi là Kính gửi + phòng nhân sự công ty ….). Sau đó là cách bạn đã nghe về tin tuyển dụng của công ty. 

Một hoặc hai đoạn văn mô tả lý do tại sao bạn viết email này. Tiếp theo, hãy chia sẻ về trình độ của bạn và một đoạn kết thúc bao gồm thông tin liên hệ của bạn và cảm ơn về thời gian của người nhận. Bạn cũng nên đề cập đến các tài liệu đính kèm trong email.

Chữ ký email xin việc

Ở cuối email, bạn hãy thêm chữ ký cá nhân bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên hệ của bạn như số điện thoại, email, portfolio online và bất kỳ hồ sơ mạng xã hội (LinkedIn) nào mà bạn muốn chia sẻ với nhà tuyển dụng.

Các file đính kèm trong email xin việc

CV (Sơ yếu lý lịch)

Sơ yếu lý lịch (CV) là thứ không thể thiếu khi bạn gửi email xin việc của mình.Đây có thể nói là công cụ toàn năng khi đi xin việc và nó sẽ giúp cho HR nắm thông tin của bạn một cách nhanh chóng.

Thư xin việc (Cover letter)

Nếu bạn nghiêm túc và mong muốn nhận được công việc này thì một lá thư xin việc được viết tốt sẽ cho bạn cơ hội “sale” bản thân cho nhà tuyển dụng dưới dạng tường thuật và giải thích lý do tại sao bạn là một ứng viên lý tưởng.

Lưu ý: Bạn không cần phải đính kèm cover letter nếu nội dung email xin việc của bạn đã là một cover letter rồi.

Portfolio (Tổng hợp dự án)

Portfolio vượt xa so với CV và Cover Letter vì nó sẽ giúp nhà tuyển dụng thấy rõ kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, thành tích của bạn một cách trực quan và hấp dẫn nhất. Portfolio là thứ bắt buộc phải có nếu bạn làm trong những ngành nghề yêu cầu sự sáng tạo như: Content, nghệ thuật, thiết kế,....

Thư giới thiệu (Letters of Recommendation)

Thư giới thiệu là một lá thư được đảm bảo từ người quản lý trước của bạn, của giáo sư hoặc một người nào đó đứng ra đảm bảo cho kỹ năng, trình độ và cách bạn làm việc. Nó phác hoạ lên lý do tại sao họ (người viết thư) tin rằng bạn là một ứng cử viên sáng giá cho công việc bạn ứng tuyển. Do đó, nếu có thư giới thiệu thì bạn đừng ngần ngại đính kèm vào email xin việc nhé! Chắc chắn sẽ để lại ấn tượng rất tốt.

Những lỗi sai thường mắc phải khi viết email xin việc

• Sai chính tả: Email của bạn sẽ bị loại ngay lập tức nếu bạn viết sai chính tả. Do đó, hãy kiểm tra lại kỹ càng trước khi nhấn nút “GỬI” nhé!
• Không làm theo yêu cầu của nhà tuyển dụng: Một số nhà tuyển dụng yêu cầu rất rõ trong JD là email xin việc của bạn cần có tiêu đề dạng như thế nào. Hãy để ý kĩ tiêu đề yêu cầu trước khi soạn thư để tránh sai sót.
• Copy và paste: Nhiều người có thói quen “rải” CV và nhìn chung thói quen này không tốt khi đi xin việc chút nào. Một email xin việc được “cá nhân hoá”, tập trung vào đúng công ty và công việc ứng tuyển sẽ được nhà tuyển dụng coi trọng hơn rất nhiều một email công nghiệp theo mẫu được copy và paste hàng nghìn lần.

Mẫu email xin việc chuyên nghiệp, ấn tượng

Cách viết mail xin việc kế toán

Cách viết mail xin việc bằng tiếng Việt

Cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh

Cách viết mail xin việc bằng tiếng Nhật 

Trên đây là chúng tôi đã chia sẻ toàn bộ cách viết mail xin việc một cách chuyên nghiệp nhất để bạn có thể lấy được thiện cảm của mọi nhà tuyển dụng. Vậy còn chần chừ gì nữa, hãy áp dụng ngay những kiến thức được cung cấp và chiến thôi. Đừng quên rằng, Vccorp đang tìm kiếm rất nhiều vị trí. Mọi thông tin bạn có thể xem thêm tại đây.